Lista suspensa no Excel e no Google Planilhas passo a passo

Quando várias pessoas preenchem a mesma planilha, os dados viram bagunça: “Pago”, “pago”, “PAGO” e “pg” no mesmo campo. A lista suspensa resolve isso, porque a pessoa escolhe a resposta em um menu em vez de digitar. Esse recurso se chama validação de dados e funciona de forma parecida no Excel e no Google Planilhas.

Para que serve a lista suspensa

Além de economizar tempo, ela garante que as fórmulas funcionem. Funções como SOMASE e CONT.SE só encontram o que está escrito exatamente igual. Se os valores forem sempre escolhidos de uma lista, não existe a variação de digitação que quebra os relatórios.

Bons usos:

• status de tarefas ou pedidos (Pendente, Em andamento, Concluído);
• categorias de despesa em uma planilha financeira;
• nomes de vendedores, regiões ou produtos;
• respostas padronizadas, como Sim e Não.

Criar uma lista suspensa no Excel

1. Selecione a célula ou as células que terão o menu.
2. Vá na guia Dados e clique em Validação de Dados.
3. Na aba Configurações, em Permitir, escolha Lista.
4. No campo Fonte, informe os itens. Você pode digitar separando por ponto e vírgula, como em Pendente;Em andamento;Concluído, ou clicar no ícone ao lado e selecionar um intervalo de células onde a lista está escrita.
5. Deixe marcada a opção Menu suspenso na célula, que mostra a setinha.
6. Clique em OK.

A forma com intervalo é a melhor para listas que mudam. Você edita os itens na própria planilha, e o menu acompanha. Os nomes dos menus podem variar conforme a versão do Excel.

Criar no Google Planilhas

1. Selecione a célula ou o intervalo.
2. Clique em Dados > Validação de dados e depois em Adicionar regra. Também dá para usar Inserir > Menu suspenso, conforme a versão.
3. Em Critérios, escolha Menu suspenso para digitar as opções, ou Menu suspenso (de um intervalo) para apontar para células da planilha.
4. Em Opções avançadas, defina o que fazer com dados inválidos: mostrar um aviso ou rejeitar a entrada.
5. Escolha a aparência, que pode ser um rótulo colorido, uma seta ou texto simples, e clique em Concluído.

No Planilhas, cada opção da lista pode ter uma cor. Isso deixa uma coluna de status muito mais fácil de ler, porque Concluído pode aparecer verde e Atrasado vermelho.

Fazer a lista crescer sozinha

Um problema comum é incluir um item novo na lista e ele não aparecer no menu. Isso acontece porque a fonte aponta para um intervalo fechado, como A2:A6. Há três soluções:

• Intervalo maior: aponte para A2:A50, com linhas em branco no final. Cuidado, porque as vazias podem aparecer no menu, dependendo da versão.
• Tabela do Excel: transforme a lista em Tabela com Inserir > Tabela. Depois, defina um nome para a coluna da Tabela no Gerenciador de Nomes, em Fórmulas, e use esse nome na fonte da lista. Os itens novos entram automaticamente.
• Coluna inteira no Planilhas: em um menu a partir de um intervalo, indique a coluna toda, como Listas!A:A, e o Planilhas em geral ignora as células vazias.

Outras regras de validação

A lista é só uma das opções. Em Permitir, no Excel, ou em Critérios, no Planilhas, há regras para:

• Número inteiro ou decimal: aceita só números dentro de uma faixa, por exemplo de 0 a 100 para uma nota.
• Data ou hora: impede datas anteriores ao dia de hoje, por exemplo.
• Comprimento do texto: limita quantos caracteres cabem na célula.
• Personalizado: usa uma fórmula, como impedir um código repetido.

Na aba Mensagem de entrada, do Excel, você escreve uma dica que aparece quando a célula é selecionada. Na aba Alerta de erro, escolhe o estilo: Parar (bloqueia o valor), Aviso (permite continuar depois de uma confirmação) ou Informações (só avisa). Para planilhas usadas por outras pessoas, o estilo Parar costuma ser o mais seguro.

Listas dependentes

Uma lista dependente é aquela em que as opções de uma célula mudam conforme a escolha de outra: ao escolher o estado, a lista de cidades mostra só as daquele estado. É possível fazer no Excel com nomes definidos e a função INDIRETO, e no Planilhas com intervalos separados e fórmulas. Funciona bem, mas dá mais trabalho. Se a planilha for simples, duas listas independentes são suficientes.

Problemas comuns e boas práticas

• A setinha não aparece: confira se a opção Menu suspenso na célula está marcada. No Excel, a seta só aparece quando a célula está selecionada.
• A lista some depois de colar: colar uma célula sobre outra substitui a validação. Use Colar Especial e escolha apenas valores quando quiser manter a regra.
• O menu mostra itens repetidos: a lista de origem tem duplicados. Limpe a origem antes de usar.
• Ainda dá para digitar qualquer coisa: o alerta de erro está como Aviso ou Informações, ou foi desmarcado. Mude para Parar.
• Dados antigos fora da lista: a validação só vale para o que é digitado depois. No Excel, use Dados > Validação de Dados > Circular Dados Inválidos para achar o que já estava fora das regras.

Para evitar dor de cabeça, mantenha as listas em uma aba separada, chamada Listas, e proteja essa aba contra alterações acidentais. O guia de como proteger células e planilhas mostra como. Se a planilha será preenchida por muita gente, vale também considerar um formulário do Google, que já traz as opções em lista e grava as respostas em uma planilha. Para mais materiais sobre o tema, veja a categoria de produtividade.