Planilhas quebram por motivos bobos: alguém digita um número em cima de uma fórmula, apaga uma coluna sem querer ou muda uma regra que o resto do arquivo usa. Proteger as células certas evita a maior parte desses acidentes. Veja como fazer no Excel e no Google Planilhas e quais são os limites dessa proteção.
Proteção contra erro não é proteção contra invasor
Antes de começar, vale entender o que cada tipo de proteção faz:
- Proteger planilha ou intervalo: impede alterações em certas células. Serve para evitar acidentes e orientar quem preenche.
- Criptografar o arquivo com senha: impede que o arquivo seja aberto por quem não sabe a senha. Esse é o recurso para dados sensíveis.
- Controlar o compartilhamento: define quem pode ver, comentar ou editar, no caso de planilhas na nuvem.
A senha de proteção de planilha do Excel não deve ser considerada uma tranca forte, porque existem programas que a removem. Use-a para organizar o uso, não para esconder informações confidenciais.
Proteger a planilha no Excel
Por padrão, todas as células do Excel estão marcadas como Bloqueadas. A marca só passa a valer quando você protege a planilha. Por isso, o caminho é liberar primeiro as células que as pessoas devem preencher e só depois ativar a proteção.
- Selecione as células que podem ser editadas, como os campos de quantidade ou de nome.
- Clique com o botão direito e escolha Formatar Células.
- Na aba Proteção, desmarque Bloqueada e clique em OK.
- Vá na guia Revisão e clique em Proteger Planilha.
- Escolha uma senha, se quiser, e marque o que os usuários podem fazer, como selecionar células bloqueadas ou formatar colunas.
- Confirme a senha.
Pronto: as células com fórmulas continuam bloqueadas, e as que você liberou podem ser editadas. Para desproteger, volte em Revisão e clique em Desproteger Planilha. Os nomes dos itens podem variar conforme a versão do Excel.
Esconder fórmulas
Se você não quer que a fórmula apareça na barra de fórmulas, selecione as células, abra Formatar Células > Proteção e marque Oculta antes de proteger a planilha. A fórmula some da barra, mas o resultado continua visível.
Liberar intervalos para pessoas específicas
Na guia Revisão, a opção Permitir que os Usuários Editem Intervalos deixa você definir áreas editáveis, com ou sem senha própria. É útil quando duas pessoas preenchem partes diferentes do mesmo arquivo.
Proteger a estrutura da pasta de trabalho
A proteção da planilha não impede que alguém exclua uma aba inteira. Para evitar que abas sejam adicionadas, removidas, renomeadas ou movidas, use Revisão > Proteger Pasta de Trabalho e proteja a estrutura. Isso é bom para arquivos com várias abas ligadas por fórmulas.
Criptografar o arquivo inteiro
Para que ninguém abra o arquivo sem a senha, siga Arquivo > Informações > Proteger Pasta de Trabalho > Criptografar com Senha. Digite a senha e confirme. Daí em diante, o arquivo só abre com ela.
Proteger intervalos no Google Planilhas
- Selecione o intervalo que deseja proteger, ou clique na aba da página para proteger uma planilha inteira.
- Clique em Dados > Proteger planilhas e intervalos.
- No painel lateral, clique em Adicionar uma planilha ou um intervalo e dê uma descrição à regra.
- Clique em Definir permissões.
- Escolha entre Mostrar um aviso ao editar este intervalo, que apenas pergunta se a pessoa quer continuar, e Restringir quem pode editar este intervalo, que bloqueia de fato.
- Se escolher restringir, defina quem pode editar: só você ou uma lista de pessoas.
Dá para proteger uma página inteira e deixar algumas células como exceção. A opção aparece na tela de permissões, com um campo para excluir intervalos da proteção.
O compartilhamento também protege
No Planilhas e em qualquer arquivo na nuvem, o jeito mais forte de impedir alterações é dar à pessoa o papel de Leitor ou Comentador, em vez de Editor. Quem é leitor vê os dados, mas não muda nada. Fique atento ao link de compartilhamento: um link aberto a qualquer pessoa com permissão de edição deixa a planilha vulnerável. O guia de como compartilhar arquivos na nuvem com segurança detalha essas configurações.
Em equipes pequenas, uma prática simples é ter duas versões do arquivo: o modelo protegido, que circula entre as pessoas, e uma cópia de trabalho sem proteção, guardada só por quem mantém a planilha. Assim, quando for preciso corrigir uma fórmula ou acrescentar uma coluna, você mexe na cópia, testa e só depois atualiza o modelo. Anote também, em uma aba de instruções, quais células devem ser preenchidas, para quem recebe a planilha não precisar adivinhar.
Outro cuidado é testar a proteção antes de distribuir. Abra o arquivo como se fosse outra pessoa e tente digitar nos campos livres, apagar uma fórmula e inserir uma linha. Se algo estiver travado demais, como a impossibilidade de ordenar ou filtrar os dados, volte na tela de Proteger Planilha e marque essas permissões.
Checklist antes de enviar uma planilha
- As fórmulas importantes estão bloqueadas e só os campos de preenchimento estão livres?
- Existem listas de opções nos campos de status e categoria? O guia de lista suspensa ajuda.
- A senha foi guardada em um lugar seguro?
- Há uma cópia sem proteção para você mesmo?
- Dados pessoais de terceiros, como CPF e telefone, são realmente necessários nessa planilha?
Comece por uma planilha simples: libere os campos de preenchimento, proteja o resto e teste como se fosse outra pessoa. Se algo importante ficou preso, desproteja e ajuste.