Um bom gráfico faz o leitor entender em cinco segundos o que uma tabela levaria um minuto para mostrar. O passo a passo é parecido no Excel e no Google Planilhas. O que muda o resultado é a escolha do tipo de gráfico e alguns cuidados com a limpeza visual. Veja como fazer, como escolher e como evitar os erros mais comuns.
Organize os dados primeiro
O gráfico sai bom quando a tabela está simples:
- uma linha de títulos no topo e uma coluna de categorias à esquerda;
- números como números, sem texto misturado, como “R$” digitado à mão ou unidades dentro da célula;
- sem linhas de total no meio dos dados, para o total não virar uma barra do gráfico;
- poucas séries (colunas de valores). Mais de cinco linhas num mesmo gráfico dificultam a leitura.
Se os dados estão numa lista grande, resuma antes com uma tabela dinâmica e faça o gráfico em cima do resumo.
Como fazer um gráfico no Excel
- Selecione os dados, incluindo os títulos das colunas e das linhas.
- Vá na guia Inserir.
- Clique em Gráficos Recomendados para ver sugestões, ou escolha o grupo do tipo desejado (colunas, linhas, pizza, barras).
- Clique no modelo que quiser. O gráfico aparece na planilha.
- Com o gráfico selecionado, use o botão + ao lado dele para ligar ou desligar o título, os rótulos de dados e a legenda.
- Use as guias Design do Gráfico e Formatar para mudar cores, estilo e posição.
Um atalho útil é selecionar os dados e apertar Alt+F1, que cria um gráfico de colunas na hora. Os nomes dos menus podem variar conforme a versão do Excel.
Como fazer um gráfico no Google Planilhas
- Selecione os dados com os títulos.
- Clique em Inserir > Gráfico.
- O Planilhas sugere um tipo. Para trocar, abra o Editor de gráficos, à direita, e escolha outro em Tipo de gráfico.
- Na aba Configuração, ajuste o intervalo de dados e as séries.
- Na aba Personalizar, mude título, cores, eixos e legenda.
- Para salvar a imagem, clique nos três pontos do gráfico e escolha a opção de fazer o download em PNG ou PDF.
O gráfico acompanha a planilha: se você muda um número, a barra muda.
Um exemplo simples: você tem os meses de janeiro a junho na primeira coluna e o faturamento na segunda. Ao selecionar as duas colunas e inserir um gráfico de linhas, o eixo horizontal mostra os meses e o vertical, os valores. Se você adicionar uma terceira coluna com as despesas, o gráfico passa a ter duas linhas e a legenda explica qual é qual. Em ambos os programas, o gráfico pode ser movido e redimensionado arrastando as bordas.
Qual tipo de gráfico escolher
A escolha depende da pergunta que o gráfico responde:
- Colunas ou barras: comparar valores entre categorias, como vendas por produto. Prefira barras horizontais quando os nomes forem longos.
- Linhas: mostrar evolução ao longo do tempo, como faturamento mês a mês. A linha ajuda o olho a ver subidas e quedas.
- Pizza ou rosca: mostrar partes de um total. Funciona com poucas fatias, no máximo cinco, e quando a soma é 100%. Com muitas fatias, troque por barras.
- Dispersão: ver se duas variáveis têm relação, como gasto com anúncios e número de pedidos.
- Colunas empilhadas: mostrar o total e a composição dele ao mesmo tempo, mas dificultam comparar as partes de cima.
Deixe o gráfico claro
Pequenos ajustes fazem diferença:
- Título que diz a conclusão: “Vendas cresceram em março” é melhor que “Vendas por mês”.
- Rótulos nos dados: quando há poucas barras, mostre o número em cima de cada uma e retire as linhas de grade.
- Eixo começando do zero: em gráficos de colunas, cortar o eixo exagera diferenças pequenas.
- Poucas cores: use uma cor para o que importa e cinza para o resto. Cores demais cansam.
- Evite 3D e sombras: elas distorcem a leitura dos valores.
- Contraste e tamanho de fonte: pense em quem verá o gráfico num celular ou projetado numa sala.
- Texto alternativo: se o gráfico vai para um documento ou site, descreva em uma frase o que ele mostra. Isso ajuda leitores de tela e quem não enxerga bem as cores. No Excel, clique com o botão direito no gráfico e procure a opção de texto alternativo.
- Cores que funcionam para todos: evite depender só de vermelho e verde para separar séries, porque quem tem daltonismo pode não distinguir. Varie também o tipo de linha ou coloque rótulos diretamente nos dados.
Problemas comuns
- Gráfico com séries trocadas: as categorias viraram séries e vice-versa. Use a opção de alternar linhas e colunas.
- Meses fora de ordem: os meses escritos como texto são ordenados em ordem alfabética. Use números de mês ou datas reais.
- Uma barra gigante que esmaga as outras: provavelmente um total entrou nos dados. Retire-o do intervalo.
- Gráfico não atualiza: no Excel, confira se o cálculo está em automático. A causa está explicada em fórmula do Excel não calcula.
- Dados novos fora do gráfico: amplie o intervalo ou transforme a lista em Tabela do Excel, que cresce junto.
Para levar para uma apresentação
Se o gráfico vai para um slide, simplifique ainda mais: um gráfico por slide, fonte grande, uma cor de destaque. O guia de como fazer uma apresentação clara no PowerPoint mostra como encaixar o visual numa história.
Na próxima vez que montar um relatório, escreva em uma frase o que o gráfico deve provar e só então escolha o tipo. Se a frase fala em comparar, use colunas. Se fala em evolução, linhas. Se fala em partes de um todo, pizza com poucas fatias.