O ERP, sistema de gestão da loja, guarda pedidos, estoque, notas fiscais, clientes e muitas vezes as chaves de acesso aos marketplaces. É o cérebro do negócio. Se alguém entra nele, o prejuízo atinge tudo ao mesmo tempo. A segurança de um sistema desses não exige conhecimento técnico profundo, mas organização e alguns hábitos firmes.
O que está em jogo
Um ERP costuma concentrar:
- Dados de clientes: nomes, endereços, CPF ou CNPJ, telefones e e-mails.
- Informações financeiras: valores de venda, custos, margens e dados bancários.
- Notas fiscais e certificados digitais.
- Integrações com marketplaces, transportadoras e gateways de pagamento.
- Estoque e preços, que poderiam ser alterados para causar prejuízo.
Para saber quando um ERP faz sentido, veja ERP para e-commerce: quando contratar. Aqui, o foco é protegê-lo.
1. Senhas e segundo fator
- Use senha exclusiva em cada sistema, longa e difícil de adivinhar.
- Ative a verificação em duas etapas se o sistema oferecer. Veja verificação em duas etapas para vendedores e criadores.
- Use um gerenciador de senhas para a equipe, em vez de planilhas ou papéis colados no monitor.
- Troque a senha quando alguém sair ou houver suspeita.
2. Usuários e permissões
Cada pessoa precisa de login próprio e do mínimo de acesso:
- Expedição: pedidos e etiquetas.
- Atendimento: consulta de pedidos e clientes.
- Financeiro: relatórios e notas.
- Administrador: configurações, integrações e usuários, apenas para o dono ou responsável.
Isso permite saber quem fez cada coisa e remover alguém sem afetar os outros. O método completo está em acessos da equipe e permissões na loja.
3. Integrações, chaves e tokens
As integrações com marketplaces e outras plataformas funcionam por chaves de acesso. Elas dão permissão sem precisar da senha, o que as torna valiosas para invasores.
- Anote quais integrações existem e quem as criou.
- Dê às integrações apenas as permissões necessárias, quando houver essa opção.
- Não compartilhe chaves por WhatsApp, e-mail ou planilhas abertas.
- Revogue as integrações que não usa mais.
- Renove as chaves quando alguém que as conhecia sai ou em caso de suspeita.
- Desconfie de programas e “robôs” que pedem acesso total à sua conta de marketplace.
4. Certificado digital e nota fiscal
Se o ERP emite nota fiscal, ele guarda o certificado digital da empresa.
- Proteja o arquivo do certificado e sua senha, com acesso restrito.
- Controle quem pode emitir e cancelar notas.
- Confira periodicamente as notas emitidas, para identificar qualquer emissão estranha.
- Consulte o contador sobre as responsabilidades e prazos de guarda.
Para a parte fiscal, veja também nota fiscal na venda online.
5. Backup e recuperação
Se o sistema sair do ar, seja por ataque, erro ou falha do fornecedor, você precisa continuar vendendo.
- Pergunte ao fornecedor como é o backup e como restaurar dados.
- Exporte periodicamente os dados essenciais (clientes, produtos, pedidos, notas) em planilha ou arquivo.
- Guarde as cópias em local separado e protegido. Veja backup 3-2-1: o que é e como montar.
- Teste a restauração pelo menos uma vez, para saber que funciona.
6. Computadores e redes
O melhor ERP não adianta se o computador está infectado.
- Atualize sistema, navegador e antivírus.
- Evite instalar programas de origem duvidosa nas máquinas que acessam o sistema.
- Use o Wi-Fi protegido e, se possível, uma rede separada para visitantes. Veja segurança do roteador.
- Bloqueie a tela quando sair, mesmo em casa.
- Evite acessar de computadores de terceiros.
7. Escolha e acompanhe o fornecedor
Antes de contratar ou renovar, pergunte:
- O sistema tem segundo fator e níveis de permissão?
- Há registro de atividades (quem fez o quê)?
- Como é feito o backup e onde ficam os dados?
- Como o fornecedor trata incidentes e avisa clientes?
- Qual a política de privacidade e como ele atende a LGPD?
Em dados de clientes, a responsabilidade também é sua. Leia LGPD na loja virtual.
Rotina mensal de 15 minutos
- Revisar a lista de usuários e remover quem saiu.
- Conferir integrações ativas e revogar as sem uso.
- Verificar notas e pedidos suspeitos.
- Exportar um backup dos dados principais.
- Atualizar computadores e antivírus.
Se detectar algo estranho, troque as senhas, revogue integrações e entre em contato com o fornecedor. Segurança em sistema de loja é, no fim, uma disciplina de pequenas revisões, repetidas com regularidade.