No começo, uma planilha dá conta das vendas. Com o tempo, os pedidos aumentam, os canais se multiplicam e você passa a gastar mais tempo conferindo do que vendendo. É nessa hora que surge a pergunta sobre o ERP. Veja o que ele faz, quando compensa e o que observar antes de contratar.
O que é um ERP
ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, algo como planejamento dos recursos da empresa. No comércio online, o termo costuma designar um sistema de gestão que concentra as tarefas do dia a dia da loja em um único lugar, em vez de espalhá-las entre planilhas, bloco de notas e o painel de cada marketplace.
Existem muitos sistemas desse tipo no mercado, de diferentes tamanhos e preços, alguns bastante conhecidos entre vendedores, como o Bling e o Tiny. Cada um tem planos, recursos e integrações próprias, e as condições mudam, por isso consulte o site oficial de cada um.
Vale diferenciar duas necessidades. Alguns sistemas são só integradores: conectam os marketplaces e sincronizam pedidos e estoque. Já o ERP completo também cuida de nota fiscal, financeiro e relatórios. Antes de pesquisar, descubra qual é o seu problema principal, porque pagar por um sistema grande para resolver só a sincronização de estoque pode ser exagero.
O que um ERP costuma fazer
Os recursos variam, mas os principais costumam ser:
- Importar pedidos dos marketplaces e da loja própria para uma lista única.
- Controlar o estoque de forma centralizada e atualizar as quantidades nos canais conectados.
- Emitir nota fiscal a partir do pedido, com os dados do cliente e do produto já preenchidos.
- Gerar etiquetas de envio e organizar o despacho.
- Controlar o financeiro: contas a pagar e a receber, conciliação das vendas e relatórios.
- Cadastrar produtos uma vez e publicar em vários canais, em alguns casos.
- Gerar relatórios de vendas, lucro e produtos.
Nem todo plano inclui tudo isso, e algumas funções ficam em módulos pagos à parte. Veja o que cada um oferece antes de se decidir.
Sinais de que chegou a hora
Pode ser momento de sair da planilha quando:
- você vende em mais de um canal e já teve problema de estoque, como mostra o caso de venda cancelada por falta de estoque;
- passa muito tempo digitando pedidos, notas e etiquetas;
- precisa emitir muitas notas fiscais e o processo manual é lento;
- tem muitos produtos e variações e a planilha ficou pesada;
- quer relatórios melhores sem montá-los à mão;
- pretende contratar ajudante, e várias pessoas precisam trabalhar sobre os mesmos dados.
Se nenhum desses pontos aparece, uma planilha bem cuidada ainda pode ser suficiente. O guia sobre como controlar o estoque da loja virtual e a planilha de controle de vendas mostram até onde dá para ir sem pagar mensalidade.
Como escolher o sistema certo
Antes de contratar, avalie:
- Integração com os seus canais. Confirme se o sistema conversa com os marketplaces em que você vende e com a plataforma da sua loja. Sem integração, volta o trabalho manual.
- Emissão de nota fiscal. Veja se emite o tipo de nota que o seu negócio usa e se funciona no seu estado. Para entender o básico, leia nota fiscal na venda online.
- Facilidade de uso. Teste o sistema. Se você precisa de manual para tudo, a equipe vai travar.
- Suporte. Veja os canais de atendimento e o horário. Problema com nota no fim do dia não pode esperar dias.
- Planos e crescimento. Entenda como o preço muda quando o volume de pedidos, notas ou usuários aumenta.
- Período de teste. Prefira quem permite experimentar antes de pagar.
- Exportação dos dados. Confirme se você consegue levar seus dados embora, caso queira trocar de sistema.
- Opinião de quem usa. Converse com vendedores do seu porte. Eles contam o que a propaganda não diz.
Como implantar sem bagunçar a loja
A mudança dá errado quando é feita de uma vez só. Um caminho mais seguro:
- Organize os dados antes: padronize os SKUs, revise os custos e confira o estoque real. Dados bagunçados importados viram sistema bagunçado.
- Comece com poucos produtos e um canal, e só depois conecte o restante.
- Faça testes de pedido: simule uma venda, uma devolução e uma emissão de nota para ver o fluxo.
- Defina quem faz o quê. Quem baixa o estoque, quem imprime etiquetas, quem confere o financeiro.
- Mantenha a planilha de apoio por um tempo, até confiar nos números do sistema.
- Treine quem vai usar, com as funções do dia a dia, e não com tudo de uma vez.
Erros comuns na contratação
- Assinar o plano mais caro achando que resolve tudo, sem arrumar o processo.
- Não cadastrar corretamente custos e impostos, e depois confiar em relatórios errados.
- Esquecer de conferir a nota fiscal gerada nas primeiras semanas.
- Não perguntar ao contador antes de configurar a parte fiscal.
- Deixar de fazer backup ou exportar relatórios com regularidade.
Quando decidir
Faça uma lista de tudo o que você faz à mão toda semana e marque quanto tempo cada tarefa toma. Se o total for grande ou se erros já custaram vendas, pesquise dois ou três sistemas, teste os planos gratuitos ou de avaliação e escolha o que se conecta melhor aos seus canais. E converse com o contador antes de configurar as regras de nota.