Estoque parado é dinheiro congelado. Estoque que acaba no meio da semana é venda perdida e nota que cai. O controle é o que evita os dois problemas. A boa notícia: não precisa de sistema caro para começar. Com organização e um pouco de disciplina, uma planilha já tira você do improviso.
Comece dando um código para cada produto
O primeiro passo é criar o SKU, que é um código interno único para cada item que você vende. Se a mesma camiseta existe em três tamanhos e duas cores, são seis SKUs.
Dicas para criar códigos úteis:
- Seja consistente: use um padrão, como tipo, modelo, cor e tamanho. Por exemplo, CAM-BAS-PRE-M para camiseta básica preta tamanho M.
- Evite espaços e acentos, que atrapalham em planilhas e sistemas.
- Use o mesmo código em todos os canais, para identificar o produto em qualquer anúncio.
- Cole o código na prateleira e na embalagem, para achar o item sem procurar.
Se o produto tem código de barras (GTIN/EAN), anote-o ao lado do SKU. Muitos marketplaces pedem esse dado.
Monte uma planilha enxuta
Você pode usar Excel ou Google Planilhas. Duas abas já resolvem:
Aba 1: cadastro e saldo. Uma linha por SKU, com colunas como:
- SKU e nome do produto;
- fornecedor e custo de compra;
- local na prateleira;
- estoque atual;
- estoque mínimo;
- situação (ok, repor, pausar).
Aba 2: movimentações. Uma linha por entrada ou saída, com data, SKU, quantidade, tipo (compra, venda, devolução, ajuste) e origem (canal de venda ou fornecedor). O saldo da primeira aba pode ser calculado somando as movimentações com a função SOMASE.
Atalhos de planilha facilitam essa rotina, e o guia de atalhos do Excel e do Google Planilhas tem boas ideias.
Registre toda entrada e saída
Um controle só funciona se for atualizado. Defina uma rotina:
- Entradas: ao receber mercadoria, confira com a nota ou pedido, conte, registre e guarde no lugar certo.
- Saídas por venda: baixe o estoque assim que o pedido for confirmado, e não só quando for despachado.
- Devoluções: só volte para o estoque o que estiver em condição de venda.
- Ajustes: quebras, perdas e brindes também são saídas e precisam ser registrados com motivo.
Escolha um horário fixo do dia para atualizar a planilha, de preferência antes de abrir os pedidos novos.
Estoque mínimo e ponto de reposição
Dois conceitos evitam a falta de produto:
- Estoque de segurança: uma folga para cobrir imprevistos, como atraso do fornecedor ou venda acima do normal.
- Ponto de reposição: a quantidade em que você deve fazer um novo pedido.
Uma fórmula simples:
ponto de reposição = venda média por dia × dias de entrega do fornecedor + estoque de segurança
Exemplo com números fictícios: um item vende em média 3 unidades por dia, o fornecedor leva 10 dias para entregar e você quer uma folga de 15 unidades. O ponto de reposição é 3 × 10 + 15 = 45. Quando o saldo chegar a 45, é hora de comprar.
A venda média pode ser calculada com os dados dos últimos meses: some as unidades vendidas e divida pelo número de dias do período. Em produtos sazonais, considere o mesmo período do ano anterior, porque a média de um mês parado engana. Para itens que quase não vendem, não vale manter muito estoque: compre pouco, mesmo que o fornecedor ofereça desconto por quantidade.
Organize também o espaço físico
Controle bom no papel não resiste a prateleira bagunçada. Alguns hábitos ajudam:
- Um lugar fixo para cada SKU, com etiqueta visível.
- Itens mais vendidos perto da mesa de embalagem, para separar mais rápido.
- Área separada para devoluções e avariados, para que não voltem à venda por engano.
- Primeiro que entra, primeiro que sai, principalmente em produtos com validade ou que ficam ultrapassados.
Faça contagens periódicas
Mesmo com bom registro, o físico pode divergir do sistema. Faça conferências:
- Semanalmente, contando os itens mais importantes, os da classe A da curva ABC de estoque.
- Mensalmente, com uma amostra dos demais.
- Uma vez por semestre, com a contagem geral.
Quando achar divergência, descubra a causa antes de apenas ajustar o número: erro de baixa, avaria, entrega errada ou furo na rotina. Corrigir a causa evita a repetição.
Vários canais de venda e a hora de usar um sistema
Se você vende em mais de um lugar, cada venda precisa baixar o estoque em todos. Sem isso, acontece o problema que o artigo venda cancelada por falta de estoque explica. Alternativas:
- Atualização manual diária, com planilha única e horário fixo;
- Quantidade limitada por canal, dividindo o estoque entre os locais;
- Sistema de gestão integrado, que sincroniza tudo automaticamente.
Quando migrar da planilha para um sistema
Alguns sinais indicam que a planilha ficou pequena:
- você passa muito tempo atualizando quantidades;
- já vendeu produto que não tinha mais de uma vez;
- há muitos SKUs, variações ou canais;
- você precisa emitir notas e etiquetas de forma integrada.
Nesse caso, vale conhecer o que um ERP faz e quando contratar, tema do artigo ERP para e-commerce.
Seu primeiro passo
Crie hoje a planilha com as colunas de cadastro, conte o que está na prateleira, registre as quantidades e defina o estoque mínimo dos cinco produtos mais vendidos. Em uma semana, você terá um controle funcionando e vai perceber quanto tempo e dinheiro ele economiza.