Quem trabalha com planilha todo dia perde muito tempo indo e voltando entre o teclado e o mouse. Meia dúzia de atalhos bem escolhidos já mudam o ritmo do trabalho. Aqui estão os mais úteis do Excel e do Google Planilhas, separados por tipo de tarefa, com as diferenças que costumam confundir quem usa as versões em português.
Antes de tudo: a diferença do Excel em português
O Excel em português usa letras diferentes para alguns comandos de formatação e arquivo, porque elas seguem o nome em português. O exemplo clássico é o negrito: no Excel em inglês é Ctrl + B, enquanto no Excel em português costuma ser Ctrl + N (de Negrito). Pelo mesmo motivo, salvar costuma ser Ctrl + B na versão em português e Ctrl + S na versão em inglês.
O Google Planilhas, em geral, mantém as combinações em inglês mesmo com a interface em português. Para tirar a dúvida no seu programa:
- No Excel: pare o mouse sobre um botão da faixa de opções. A dica que aparece mostra o atalho daquele comando.
- No Google Planilhas: pressione Ctrl + / para abrir a lista completa de atalhos.
Já os atalhos de navegação, seleção e fórmulas, que são os que mais economizam tempo, funcionam igual nas duas versões. É por eles que vale começar.
Atalhos para navegar pela planilha
- Ctrl + setas: pula para a última célula preenchida naquela direção. Em uma lista de mil linhas, Ctrl + seta para baixo leva você ao fim em um toque.
- Ctrl + Home: volta para a célula A1.
- Ctrl + End: vai para a última célula usada da planilha.
- Page Up e Page Down: sobem e descem uma tela inteira.
- Ctrl + Page Down e Ctrl + Page Up: trocam de aba no Excel. No Google Planilhas, a combinação costuma ser Ctrl + Shift + Page Down e Ctrl + Shift + Page Up.
- Enter e Tab: confirmam o que você digitou e descem uma linha ou vão para a direita. Com Shift, fazem o caminho contrário.
Atalhos para selecionar
Selecionar com o mouse uma coluna enorme é lento e impreciso. Use:
- Shift + setas: amplia a seleção célula por célula.
- Ctrl + Shift + setas: seleciona do ponto atual até o fim dos dados. Ótimo para copiar uma coluna inteira de valores.
- Shift + Espaço: seleciona a linha inteira.
- Ctrl + Espaço: seleciona a coluna inteira.
Atalhos para editar células
- F2: entra no modo de edição da célula, com o cursor no fim do texto. Muito mais rápido que clicar duas vezes.
- Esc: cancela a edição e devolve o conteúdo original.
- Delete: apaga o conteúdo das células selecionadas.
- Ctrl + Z: desfaz a última ação. No Google Planilhas, Ctrl + Y refaz.
- Ctrl + C, Ctrl + X e Ctrl + V: copiar, recortar e colar.
- Ctrl + Shift + V (Google Planilhas): cola só os valores, sem formatação nem fórmulas. No Excel, Ctrl + Alt + V abre a janela de Colar Especial, onde você escolhe colar só valores.
- Alt + Enter (Excel): quebra a linha dentro da mesma célula.
- Ctrl + Enter (Excel): com várias células selecionadas, preenche todas com o mesmo valor digitado.
- Ctrl + D (Google Planilhas): copia o conteúdo da primeira célula para as de baixo na seleção.
Atalhos para fórmulas e datas
Estes são os que mais economizam tempo para quem monta controles e relatórios:
- F4: enquanto você edita uma fórmula, alterna a referência entre relativa e absoluta (A1, $A$1, A$1, $A1). O cifrão fixa a linha ou a coluna quando a fórmula é copiada para outras células.
- Alt + = (Excel): insere a AutoSoma, que soma automaticamente os números acima ou ao lado da célula.
- Ctrl + ; (ponto e vírgula): insere a data de hoje como valor fixo.
- Ctrl + Shift + ; : insere a hora atual.
- Ctrl + 1 (Excel): abre a janela de formatação de células, onde você define moeda, porcentagem, datas e bordas.
Na prática, F4 e a AutoSoma são a base de qualquer controle financeiro. No guia de como fazer uma planilha de gastos pessoais, por exemplo, o cifrão é usado para calcular o percentual de cada categoria.
Como decorar sem esforço
Ninguém precisa aprender todos de uma vez. Um jeito que funciona:
- Escolha três atalhos por semana. Comece por Ctrl + setas, Ctrl + Shift + setas e F2.
- Escreva em um post-it e cole no canto do monitor.
- Force o uso. Sempre que for buscar o mouse para algo que tem atalho, pare e use o teclado.
- Na semana seguinte, troque o post-it. Os anteriores já viraram hábito.
Se a sua dúvida não é o atalho, mas a fórmula em si, um assistente de IA pode ajudar: descreva o cálculo em português e peça a fórmula com explicação. Há outros exemplos em tarefas que dá para automatizar com IA.
Por onde começar
Abra uma planilha que você usa toda semana e faça um teste: navegue até o fim dos dados com Ctrl + seta, selecione a coluna com Ctrl + Shift + seta e edite uma célula com F2, sem tocar no mouse. Depois, consulte a lista do seu programa (Ctrl + / no Google Planilhas ou as dicas de botão no Excel) e escolha os próximos três. Em um mês, a diferença no tempo gasto em cada planilha aparece sozinha. Veja mais guias como este na categoria produtividade.