Boa parte do trabalho com planilhas começa com dados que já existem em outro lugar: um relatório exportado do sistema da loja, uma tabela de um site, a planilha de um colega. Copiar e colar funciona até certo ponto, mas costuma estragar acentos, juntar colunas ou apagar zeros. Veja o caminho certo para trazer dados ao Excel e ao Google Planilhas.
Formatos mais comuns
Antes de importar, vale saber de onde vêm os dados:
- CSV: arquivo de texto simples, com as colunas separadas por vírgula ou ponto e vírgula. É o formato mais comum de exportação de sistemas, bancos e plataformas de venda.
- TXT: texto com colunas separadas por tabulação, espaços ou outro caractere.
- XLSX: planilhas do Excel, que o Planilhas também abre e converte.
- Tabelas da web: dados que aparecem em uma página de internet e podem ser lidos por funções.
- PDF: em geral dá mais trabalho, porque as colunas se perdem. Algumas versões do Excel conseguem ler tabelas de PDF, mas o resultado precisa de conferência.
Importar um CSV no Excel
Dar duplo clique em um CSV costuma funcionar, mas não dá controle sobre o que acontece. O caminho mais seguro é pelo assistente de importação:
- Abra uma planilha em branco.
- Vá em Dados > De Texto/CSV. Em algumas versões, o botão fica dentro de Obter Dados > De Arquivo.
- Escolha o arquivo.
- Na janela de visualização, confira a Origem do arquivo. Para arquivos com acentos, a opção UTF-8 é a mais comum, e se as letras aparecem trocadas, tente outra codificação.
- Confira o Delimitador: vírgula, ponto e vírgula ou tabulação. A prévia mostra se as colunas ficaram certas.
- Clique em Carregar. Se precisar ajustar tipos de coluna ou limpar linhas, clique em Transformar Dados para abrir o editor do Power Query.
O Power Query guarda os passos de limpeza. Na próxima vez em que você receber um arquivo novo com o mesmo formato, basta atualizar e a tabela se refaz sozinha, um grande ganho para relatórios que se repetem.
Importar no Google Planilhas
- Abra uma planilha e clique em Arquivo > Importar.
- Escolha Fazer upload e selecione o arquivo, ou escolha um arquivo que já esteja no Drive.
- Em Local da importação, decida entre criar uma planilha nova, inserir uma nova página, substituir a página atual ou anexar os dados ao final.
- Em Tipo de separador, deixe Detectar automaticamente ou escolha vírgula, ponto e vírgula ou tabulação.
- Clique em Importar dados.
Funções que trazem dados sozinhas no Planilhas
O Planilhas tem funções que buscam informações direto da fonte e se atualizam com o tempo:
- IMPORTRANGE: traz um intervalo de outra planilha do Google. Exemplo: =IMPORTRANGE("endereço da planilha";"Página1!A1:D20"). Na primeira vez, aparece um aviso de #REF! com o botão Permitir acesso, que você precisa aceitar.
- IMPORTHTML: lê uma tabela ou uma lista de uma página da web. Exemplo: =IMPORTHTML("endereço da página";"table";1), em que 1 é a posição da tabela na página.
- IMPORTDATA: traz o conteúdo de um CSV publicado na internet.
- IMPORTXML: extrai partes de uma página com uma consulta mais técnica.
Essas funções dependem de a página permitir a leitura e manter a mesma estrutura. Se o site mudar o layout, a importação pode falhar. Respeite os termos de uso de cada site e não use esse recurso para coletar dados pessoais.
Trazer dados da web no Excel
Em Dados > Da Web (o nome do botão pode variar conforme a versão), você informa o endereço de uma página, e o Excel mostra as tabelas que encontrou. Escolha a tabela e carregue. Como no CSV, dá para atualizar depois. Quando a página exige login ou usa muito JavaScript, o recurso pode não enxergar os dados, e a alternativa é exportar o arquivo pelo próprio site.
Resolver os problemas mais comuns
- Acentos quebrados: a codificação está errada. No assistente do Excel, mude a Origem do arquivo para UTF-8. No Planilhas, o upload costuma acertar sozinho; se não acertar, abra o CSV em um editor de texto e salve em UTF-8.
- Tudo numa coluna só: o delimitador está errado. Selecione a coluna e use Dados > Texto para Colunas no Excel, ou Dados > Dividir texto em colunas no Planilhas.
- Zeros à esquerda sumiram: em CEP, CPF e códigos de produto, defina a coluna como Texto na importação.
- Datas trocadas: 03/04 pode virar março ou abril, dependendo do formato regional. Confira a configuração de região e importe a coluna como Texto para tratar depois.
- Números como texto: após importar, é comum que valores não somem. As causas e as correções estão em fórmula do Excel não calcula.
- Linhas cortadas: o Excel tem limite de pouco mais de um milhão de linhas por planilha. Para arquivos gigantes, o Power Query ou um banco de dados são mais indicados.
Cuidados e por onde começar
Planilhas exportadas de sistemas costumam trazer dados de clientes, como nome, e-mail, telefone e CPF. Antes de compartilhar o arquivo, retire o que não for necessário e confira com quem ele será dividido. A lei de proteção de dados, a LGPD, pede que você use só o que precisa para a finalidade. Veja ainda o guia de compartilhamento com segurança.
Escolha um arquivo que você usa com frequência, importe pelo assistente e salve a planilha. Na próxima exportação, repita o processo ou use Atualizar. Depois de importar, o passo natural é resumir com tabela dinâmica ou buscar informações cruzando listas com PROCV e PROCX.