Nota fiscal na venda online: quando emitir e como funciona

Nota fiscal é um dos assuntos que mais assustam quem começa a vender online. Há siglas, regras que mudam de estado para estado e o medo de errar e ser multado. Este texto traz uma visão geral, para você entender os conceitos e chegar bem preparado na conversa com um contador, que é quem deve orientar o seu caso.

O que é a nota fiscal de produto

A NF-e é a nota fiscal eletrônica usada na venda de mercadorias. Ela é um arquivo digital (em formato XML) que registra quem vendeu, quem comprou, o que foi vendido, o valor e os impostos. O empresário emite a nota por um sistema, e o documento é validado pelo fisco. A versão impressa que acompanha a mercadoria é chamada de DANFE.

Quando o negócio presta serviço, o documento é outro, a nota fiscal de serviço, emitida geralmente pela prefeitura. Quem vende produtos online cai na primeira.

Quem precisa emitir

De modo geral:

• Empresas que vendem produtos costumam ser obrigadas a emitir nota nas vendas.
• MEI tem regras próprias. Em geral, o MEI emite nota quando vende para empresas, e para pessoa física pode haver dispensa, mas isso varia conforme o estado e as exigências dos marketplaces. O artigo sobre MEI em marketplace traz o panorama.
• Pessoa física que vende bem usado de vez em quando não costuma emitir nota. Mas, quando a venda de produtos novos é frequente, isso é atividade comercial e normalmente pede formalização.
• Marketplaces podem exigir nota fiscal de vendedores com CNPJ, conforme a categoria, o programa de envio ou o valor da venda.

Como as regras mudam por estado, por regime tributário e por tipo de mercadoria, não confie em dicas de grupos de internet. Um contador diz o que vale para você.

O que é preciso para começar a emitir

O caminho típico envolve:

1. CNPJ ativo, com atividade compatível com o comércio de produtos.
2. Cadastro nos órgãos competentes, como a inscrição estadual, quando exigida para o seu enquadramento.
3. Certificado digital, em muitos casos, que identifica a empresa na assinatura eletrônica das notas.
4. Um sistema emissor, que pode ser gratuito oferecido pelo governo, um emissor independente ou um ERP para e-commerce.
5. Cadastro correto dos produtos, com código fiscal (NCM, que é a classificação do produto), unidade, origem e demais dados que o contador orientar.
6. Configuração tributária, feita com apoio do contador: regras de impostos, CFOP (código da natureza da operação) e outros campos.

Parece muita coisa, mas boa parte é configuração feita uma vez. Depois disso, a emissão passa a ser rápida.

Como a nota entra no fluxo do pedido

Em marketplaces e lojas virtuais, o fluxo costuma ser assim:

1. O cliente compra e o pagamento é aprovado.
2. O pedido chega ao seu sistema ou ao painel do marketplace.
3. Você ou o sistema emite a nota com os dados do cliente e do produto.
4. A nota é enviada ao marketplace ou ao cliente, conforme a regra, e às vezes impressa junto da etiqueta.
5. A mercadoria é embalada e despachada.

Em muitos casos, o marketplace pede a nota antes de liberar a etiqueta de envio. Por isso, vendedores com mais volume integram o marketplace a um sistema que emite a nota automaticamente.

Quando o comprador é uma empresa, a nota ganha ainda mais importância, porque ele pode precisar dela para a contabilidade. Nesse caso, confira razão social, CNPJ e endereço antes de emitir. Em dias de muitos pedidos, reserve um horário para emitir as notas em lote e conferir cada uma antes de liberar a etiqueta.

Cancelamento, devolução e correção

Erros acontecem, e é bom saber o que existe:

• Cancelamento da nota: possível dentro de um prazo curto, que varia conforme a legislação, e desde que a mercadoria não tenha circulado, em geral.
• Carta de correção: corrige alguns campos, mas não todos. Valores, impostos e dados do destinatário, por exemplo, costumam ter regras específicas.
• Nota de devolução: quando o cliente devolve o produto e a nota de venda não pode mais ser cancelada, entra a emissão do documento correspondente, conforme orientação do contador.

Por isso, vale revisar a nota antes de emitir. Reveja também o fluxo de devolução de produto no marketplace, porque devolução e documento fiscal precisam andar juntos.

Erros comuns

• Emitir com valor diferente do pedido, o que causa divergência com o marketplace.
• Cadastrar produtos com NCM errado, e só descobrir depois.
• Esquecer de guardar os XMLs. Eles precisam ser mantidos pelo período que a lei exigir, e o contador costuma pedir.
• Misturar regras de produtos diferentes, como itens com tratamento fiscal distinto.
• Não acompanhar mudanças da legislação. O contador deve avisar quando algo muda.
• Comprar mercadoria sem nota de compra, o que dificulta provar a origem do produto.

Como se preparar na prática

Antes de começar a vender em volume, faça estas três coisas: converse com um contador de confiança, escolha um emissor ou sistema que se integre aos canais em que você vende e treine o processo com pedidos de teste, quando a ferramenta permitir. Se você ainda está montando a operação, o guia de como criar uma loja virtual mostra as obrigações legais em visão geral.

Nota fiscal bem configurada deixa de ser monstro e vira rotina. O primeiro passo é perguntar ao contador o que o seu negócio precisa emitir.