Este é o passo a passo para montar a ferramenta: abas, colunas, fórmulas e alertas. Em menos de uma hora você tem um modelo pronto, no Excel ou no Google Planilhas, que mostra o saldo de hoje e o das próximas semanas. Se ainda tem dúvida sobre o que é fluxo de caixa e como interpretar os números, leia antes fluxo de caixa no pequeno negócio: o que é, como ler e decidir.
Antes de abrir a planilha
Separe três coisas:
- O saldo de hoje, conferido no extrato de cada conta do negócio e somado ao dinheiro em espécie, se houver.
- As contas dos próximos 60 dias: boletos, aluguel, assinaturas, guias de impostos, parcelas, compras programadas.
- O que está para entrar: repasses de plataformas, vendas parceladas, clientes que pagam a prazo, com a data prevista de cada um.
Defina também uma lista curta de categorias, de seis a dez no máximo. Um exemplo: Vendas, Fornecedores, Frete e embalagem, Taxas, Impostos, Aluguel e contas, Ferramentas, Retirada do dono, Outros.
Passo 1: a aba Lançamentos
Crie uma aba chamada Lançamentos com estas colunas, a partir da célula A1:
- A, Data: o dia em que o dinheiro entra ou sai, não o dia da venda.
- B, Descrição: curta e clara, como “repasse marketplace” ou “boleto fornecedor tecidos”.
- C, Categoria: uma das categorias da sua lista.
- D, Entrada: valor recebido.
- E, Saída: valor pago, sem sinal de menos.
- F, Situação: Previsto ou Realizado.
- G, Saldo: o acumulado.
Na linha 2, coloque o saldo inicial: data de hoje, descrição “saldo inicial”, o valor na coluna D e, em G2, a fórmula =D2. Formate D, E e G como moeda e A como data.
Passo 2: as fórmulas de saldo
O saldo de cada linha é o da linha anterior mais a entrada menos a saída. Em G3, escreva:
=G2+D3-E3
Arraste a fórmula para baixo. Para funcionar, a aba precisa estar sempre ordenada por data: depois de lançar, selecione os dados a partir da linha 3 e classifique pela coluna A.
Agora, em uma área ao lado, por exemplo nas células I1 a J3, monte dois indicadores:
- Caixa realizado (hoje): =D2+SOMASE(F3:F2000; "Realizado"; D3:D2000)-SOMASE(F3:F2000; "Realizado"; E3:E2000)
- Caixa projetado (com previstos): =D2+SOMA(D3:D2000)-SOMA(E3:E2000)
O primeiro deve bater com o extrato. O segundo mostra onde o caixa chega se tudo o que está previsto acontecer. Para entender a lógica da função, veja SOMASE e CONT.SE.
Passo 3: listas suspensas e padronização
Texto digitado à mão gera variações como “realizado”, “Realizado ” e “pago”, e o SOMASE deixa de encontrar. Evite isso com listas suspensas:
- Crie uma aba chamada Listas, com as categorias numa coluna e as situações (Previsto e Realizado) em outra.
- Selecione a coluna C de Lançamentos e aplique validação de dados usando a lista de categorias.
- Faça o mesmo na coluna F com as situações.
No Excel o recurso fica em Dados, Validação de Dados; no Google Planilhas, em Dados, Validação de dados. O nome pode variar conforme a versão. O passo a passo completo está em lista suspensa no Excel e no Google Planilhas.
Passo 4: a aba Resumo por semana
Crie a aba Resumo com estas colunas:
- A, Início da semana e B, Fim da semana: datas de segunda a domingo, por exemplo.
- C, Saldo inicial: na primeira linha, o saldo inicial de Lançamentos; nas seguintes, o saldo final da linha de cima (em C3, =F2).
- D, Entradas: =SOMASES(Lançamentos!D:D; Lançamentos!A:A; ">="&A2; Lançamentos!A:A; "<="&B2)
- E, Saídas: a mesma fórmula, trocando Lançamentos!D:D por Lançamentos!E:E.
- F, Saldo final: =C2+D2-E2
Cuidado: a linha do saldo inicial em Lançamentos também é uma entrada. Para que ela não seja somada duas vezes, comece a primeira semana do Resumo no dia seguinte ao saldo inicial, ou deixe a primeira semana com saldo inicial zero.
Preencha de 8 a 12 semanas à frente. Selecione a coluna F e aplique formatação condicional com a regra “menor que 0” em vermelho. Se quiser um alerta antes do zero, crie uma segunda regra em amarelo para valores abaixo da reserva mínima que você definiu.
Passo 5: totais por categoria
Para saber para onde o dinheiro vai, monte um quadro simples numa terceira aba, Categorias. Na coluna A, liste as categorias. Na coluna B, some as saídas do mês de cada uma:
=SOMASES(Lançamentos!E:E; Lançamentos!C:C; A2; Lançamentos!F:F; "Realizado"; Lançamentos!A:A; ">="&$D$1; Lançamentos!A:A; "<="&$E$1)
Em D1 e E1, digite a primeira e a última data do mês que quer analisar. Trocando essas duas datas, o quadro mostra qualquer período. Um gráfico de barras com esse quadro ajuda a ver as categorias que mais pesam.
Como manter a planilha em dia
- Lance no dia, ou no máximo duas vezes por semana, para não perder movimentos.
- Quando algo previsto acontecer, troque a situação para Realizado e corrija a data e o valor, se mudaram.
- Concilie com o extrato uma vez por semana, comparando o caixa realizado com o banco.
- Inclua as saídas que costumam ser esquecidas: taxas de maquininha e de marketplace, guias mensais, frete, assinaturas, estornos e a retirada do dono.
- Faça uma cópia de segurança no fim de cada mês, sem apagar o histórico.
Para impostos e obrigações da empresa, confirme os valores e prazos com o seu contador e no site oficial. Comece agora pelas colunas da aba Lançamentos, digite o saldo de hoje e as contas dos próximos 30 dias. Quando a aba Resumo estiver pronta, a primeira semana em vermelho, se houver, é o seu próximo ponto de ação.