Formatação condicional: destaque dados automaticamente na planilha

Uma planilha cheia de números obriga você a ler linha por linha para achar o problema. A formatação condicional resolve isso: ela pinta sozinha as células que merecem atenção, como contas vencidas, vendas abaixo da meta ou nomes repetidos. Funciona no Excel e no Google Planilhas, e as regras mais úteis não exigem nenhuma fórmula.

O que é e quando usar

É um recurso que aplica um formato, como cor de fundo, cor da letra ou negrito, apenas quando uma condição é verdadeira. Em inglês, chama-se conditional formatting. Se o valor mudar, a cor muda junto, sem trabalho manual.

Usos comuns:

• destacar boletos e tarefas com data vencida;
• marcar estoque abaixo do mínimo;
• mostrar vendas acima ou abaixo da meta;
• achar nomes ou códigos duplicados em uma lista;
• criar uma visão de “semáforo” para acompanhar projetos.

Regras prontas no Excel

1. Selecione as células que deseja avaliar.
2. Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional.
3. Em Regras de Realce das Células, escolha uma opção: É Maior Do Que, É Menor Do Que, Entre, É Igual A, Texto que Contém, Uma Data que Ocorre ou Valores Duplicados.
4. Digite o valor de comparação e escolha o formato (por exemplo, preenchimento vermelho claro).
5. Clique em OK.

Os nomes dos itens podem variar conforme a versão do Excel. Também existem as Regras de Primeiros/Últimos, que destacam os dez maiores valores, os valores acima da média e coisas do tipo.

Pintar a linha inteira com uma fórmula

As regras prontas colorem só a célula selecionada. Para pintar a linha toda quando uma condição acontece, use uma regra com fórmula. Imagine uma lista de contas com o vencimento na coluna C e a situação na coluna D, e você quer destacar tudo que está pago.

1. Selecione o intervalo inteiro da tabela, da primeira à última linha e coluna, sem os títulos.
2. Vá em Formatação Condicional > Nova Regra.
3. Escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
4. Digite a fórmula =$D2="Pago".
5. Clique em Formatar, escolha a cor e confirme.

O cifrão antes do D trava a coluna, e o 2 sem cifrão deixa a linha mudar. Escreva a fórmula sempre pensando na primeira linha do intervalo selecionado, e o Excel a repete para as demais. É o detalhe que mais gera erro nessa técnica.

Outras fórmulas úteis, com as mesmas regras de cifrão:

• Contas atrasadas e ainda não pagas: =E($C2<HOJE();$D2<>"Pago").
• Vencendo nos próximos sete dias: =E($C2>=HOJE();$C2<=HOJE()+7).
• Estoque abaixo do mínimo: =$B2<$C2, com a quantidade na coluna B e o mínimo na C.
• Linhas alternadas: =RESTO(LIN();2)=0 pinta uma linha sim e outra não, o que facilita a leitura de listas longas.

Formatação condicional no Google Planilhas

1. Selecione o intervalo.
2. Clique em Formatar > Formatação condicional.
3. No painel à direita, confira o campo Aplicar ao intervalo.
4. Em Formatar células se, escolha a condição: Está vazia, O texto contém, A data é anterior a, Maior que, Entre ou outra.
5. Para pintar a linha toda, escolha A fórmula personalizada é e digite a mesma fórmula, como =$D2="Pago", com o intervalo cobrindo todas as colunas da tabela.
6. Escolha o estilo de formatação e clique em Concluído.

Há ainda a aba Escala de cores, que pinta os valores em degradê, do menor ao maior.

Barras de dados, escalas de cor e ícones

Além de pintar, o Excel oferece formatos que desenham o número:

• Barras de dados: uma barra dentro da célula, proporcional ao valor. Ótima para comparar vendas lado a lado.
• Escalas de cor: um degradê entre duas ou três cores, como do vermelho ao verde. Mostra onde estão os extremos.
• Conjuntos de ícones: setas, bolinhas e sinais de trânsito para marcar faixas de valores.

Use com moderação. Uma planilha com cores demais deixa de destacar qualquer coisa. E não use a cor como única informação: quem tem daltonismo ou imprime em preto e branco precisa de um texto ou ícone que diga o mesmo.

Gerenciar, copiar e apagar regras

Com o tempo as regras se acumulam. No Excel, abra Formatação Condicional > Gerenciar Regras e escolha mostrar as regras da planilha inteira. Ali você vê cada regra, a que intervalo ela se aplica, muda a ordem de prioridade, edita ou exclui. Em Limpar Regras, é possível apagar as da seleção ou as da planilha toda. No Planilhas, as regras aparecem no mesmo painel lateral e podem ser reordenadas arrastando.

Para levar o formato para outra área, use o Pincel de Formatação, que copia as regras junto com a aparência.

Erros comuns e como começar

• Regra pinta a coluna errada: faltou o cifrão da coluna ou ele está na posição errada.
• Nada acontece: o valor pode ser texto em vez de número, ou o intervalo de aplicação não cobre as células certas.
• Regras brigando: duas regras diferentes pintam a mesma célula. A de cima na lista de prioridade vence quando os formatos se contradizem.
• Intervalo bagunçado depois de inserir linhas: confira o gerenciador de regras e corrija o campo de aplicação.

Se a sua regra depende de comparar texto ou datas e não funciona, veja as causas em fórmula do Excel não calcula ou mostra erro.

Escolha uma coluna da sua planilha e crie uma única regra, como destacar em vermelho o que está atrasado. Depois que isso funcionar, evolua para a linha inteira. Quando quiser decidir o que aparece escrito em cada célula, combine o recurso com a função SE; para contar quantos itens estão atrasados, o caminho é o SOMASE e CONT.SE. E, se você usa a planilha para controlar tarefas e prazos, veja o guia de kanban pessoal para comparar com um quadro visual.