Estoque no caderno ou na memória funciona até o dia em que o cliente compra o que já acabou. Uma planilha bem montada resolve a maior parte das dores de um negócio pequeno: mostra o que tem, o que está acabando e o que não sai. Veja como montar um controle simples, que se atualiza a partir dos lançamentos.
A lógica do controle
Um estoque sempre se movimenta de duas formas: entrada (compra de fornecedor, devolução de cliente, ajuste para mais) e saída (venda, perda, troca, ajuste para menos). O saldo é a soma das entradas menos a soma das saídas. Se você registrar cada movimento em uma linha, o saldo se calcula sozinho e deixa um histórico que pode ser conferido.
Evite o erro mais comum: sobrescrever o saldo na mão. Isso apaga a história e impede achar a origem de qualquer diferença.
Aba 1: cadastro de produtos
Crie uma aba Produtos com uma linha por item e estas colunas:
- Código (SKU): identificador único, como CAM-AZ-M para camiseta azul M.
- Descrição: nome claro do produto.
- Categoria: para agrupar relatórios.
- Custo unitário: quanto você paga.
- Estoque mínimo: a quantidade que dispara a reposição.
- Saldo atual: calculado, vindo da aba de movimentações.
- Situação: alerta de reposição.
Para a escolha de categorias e padronização, use lista suspensa. Se você vende em marketplaces, mantenha o mesmo código do cadastro dos anúncios, o que evita confusão no dia a dia. O artigo como controlar o estoque da loja virtual explica por que isso importa para quem vende online.
Aba 2: movimentações
Crie uma aba Movimentações com estas colunas:
- Data
- Código do produto
- Tipo (Entrada ou Saída)
- Quantidade
- Motivo ou observação (compra, venda, devolução, perda, ajuste)
- Documento (número do pedido ou da nota, se houver)
Cada compra ou venda gera uma linha. Para que o código do produto não tenha erro de digitação, aplique uma lista suspensa que lê a coluna de códigos da aba Produtos. Assim, só dá para escolher códigos que existem.
Calculando o saldo
Na aba Produtos, a coluna de saldo faz duas somas e subtrai. Com o código em A2, e as colunas B (código), C (tipo) e D (quantidade) na aba de movimentações:
=SOMASES(Movimentações!D:D; Movimentações!B:B; A2; Movimentações!C:C; "Entrada") - SOMASES(Movimentações!D:D; Movimentações!B:B; A2; Movimentações!C:C; "Saída")
A função SOMASES soma valores que atendem a vários critérios ao mesmo tempo. Se quiser ver a função em detalhe, leia SOMASES e CONT.SES. Para um modelo ainda mais simples, você pode usar duas colunas de quantidade na aba de movimentações, uma para entrada e outra para saída, e somar cada uma com SOMASE, conforme explicado em SOMASE e CONT.SE.
Em alguns programas, o separador de argumentos é o ponto e vírgula; em outros, a vírgula. Use o que o seu programa aceitar.
Alerta de estoque mínimo
Na coluna Situação, use a função SE para comparar o saldo com o mínimo:
=SE(F2<=E2; "Repor"; "OK")
Se o saldo (F2) for menor ou igual ao mínimo (E2), a célula mostra “Repor”. Aplique formatação condicional para pintar de vermelho as linhas com “Repor”. Em segundos, você vê o que precisa comprar.
Para definir o estoque mínimo, pense em quanto você vende por dia e em quanto tempo o fornecedor leva para entregar. Se vende em média 3 unidades por dia e a reposição leva 10 dias, o mínimo deve cobrir cerca de 30 unidades, mais uma folga de segurança. É uma conta de referência; ajuste conforme a realidade do produto.
Valor do estoque e giro
Com o custo unitário, calcule o dinheiro parado no estoque: saldo multiplicado pelo custo, produto a produto, e a soma total. Esse número mostra quanto capital está empatado em mercadoria.
Também vale olhar o giro: produtos que não têm saída há meses ocupam espaço e dinheiro. A curva ABC de estoque ajuda a classificar o que gera mais resultado e o que merece menos atenção.
Rotina para manter confiável
- Lance as movimentações no mesmo dia. Atrasar três dias é aceitar erro.
- Faça contagem física periódica. Compare com o saldo e lance ajustes quando houver diferença.
- Não apague linhas. Se errou, lance a correção.
- Faça backup. Se o arquivo está na nuvem, o histórico de versões protege contra apagões. Para quem usa Excel local, copie o arquivo semanalmente.
- Proteja as fórmulas. Evite que alguém sobrescreva o saldo calculado com proteção de células.
Variações de tamanho, cor e lotes
Se você vende o mesmo produto em tamanhos ou cores diferentes, trate cada variação como um item com seu próprio código, como CAM-AZ-P, CAM-AZ-M e CAM-AZ-G. Assim o saldo e o alerta ficam corretos por variação, que é o que importa na hora de repor. Para produtos com validade, acrescente à aba de movimentações uma coluna de lote e de data de validade, e use a formatação condicional para destacar os lotes que vencem nos próximos meses. Vender primeiro o que vence antes evita perdas, e o histórico da planilha mostra de qual lote cada venda saiu.
Quando mudar para um sistema
A planilha tem limite. Se você vende em vários canais ao mesmo tempo, tem variações de tamanho e cor em grande quantidade, ou perde vendas por estoque desatualizado, considere um ERP. O artigo sobre ERP para e-commerce discute o momento certo.
Para começar hoje, cadastre os dez produtos que mais saem, lance o saldo inicial como entrada e use a coluna de alerta. Com um mês de uso, você saberá se o modelo atende ou se precisa crescer.