Mandar um currículo, um contrato ou um trabalho escolar sempre traz a mesma dúvida: em que formato salvar? Escolher errado pode resultar em texto bagunçado, fontes trocadas ou um arquivo que a outra pessoa não consegue abrir. A regra é simples, e entender a lógica por trás ajuda a decidir em qualquer situação.
PDF: o documento “congelado”
O PDF foi criado para que o documento tenha a mesma aparência em qualquer aparelho. Fontes, margens, imagens e paginação ficam fixas. Por isso é o formato padrão para currículos, contratos, boletos, notas e trabalhos prontos.
Vantagens:
- aparência igual em qualquer computador ou celular;
- abre no navegador e em leitores gratuitos;
- permite assinatura digital, como explica assinatura digital de PDF;
- o tamanho costuma ser razoável, e dá para reduzir como em como diminuir o tamanho de um PDF.
Desvantagem: editar é trabalhoso. Se um PDF veio de uma imagem escaneada, o texto não é selecionável, e será preciso reconhecimento de caracteres, o OCR, como em OCR: transformar imagem em texto.
PDF editável e PDF escaneado
Nem todo PDF é igual. Um PDF gerado direto de um programa contém texto real, que você pode selecionar, copiar e pesquisar. Já um PDF criado a partir de um escaneamento é, na prática, uma foto da página: parece texto, mas o computador não o reconhece. Para saber qual é o seu, tente selecionar uma palavra com o mouse. Se não seleciona, é imagem. Para quem recebe um documento assim e precisa editar, o reconhecimento de texto é o caminho.
DOCX: o documento editável
O DOCX é o formato padrão do Word. Guarda texto, estilos, imagens, tabelas e comentários, e pode ser editado por qualquer pessoa que tenha um programa compatível. É a escolha certa quando alguém precisa revisar, comentar ou preencher o documento.
Cuidados:
- Se a outra pessoa não tem as mesmas fontes, o programa troca por outra, e a diagramação pode mudar.
- Em documentos com layouts complexos, abrir em programas diferentes pode causar deslocamentos.
- Documentos editáveis carregam informações escondidas, como nome do autor e histórico de alterações. Antes de enviar ao público, vale remover isso nas opções de inspeção do documento.
O DOCX também abre no LibreOffice, no Google Docs e em outros programas, com pequenas diferenças.
Um cuidado extra com DOCX: o controle de alterações e os comentários podem ficar guardados no arquivo. Antes de enviar um contrato ou um currículo para fora, aceite ou rejeite as alterações e remova os comentários. Muita gente já enviou sem querer uma versão com anotações internas visíveis.
ODT: o formato aberto
O ODT é o formato do LibreOffice Writer, baseado em um padrão aberto chamado OpenDocument. Funciona bem no LibreOffice e abre também no Word e no Google Docs, com algumas diferenças de formatação.
Quando usar:
- você trabalha só no LibreOffice e quer manter todos os recursos;
- precisa de um formato aberto, por exigência de algum órgão ou política.
Se for trocar arquivos com muita gente que usa Word, salve como DOCX. O guia sobre LibreOffice e Word mostra como configurar isso.
TXT: só texto
O TXT guarda apenas texto, sem negrito, imagens, tabelas ou fontes. Por isso é leve e abre em qualquer programa, até no Bloco de Notas.
Serve para:
- anotações rápidas e listas;
- trechos de código e arquivos de configuração;
- passar texto de um programa para outro sem carregar formatação.
O TXT também é o formato mais seguro para guardar textos por muitos anos. Como não depende de nenhum programa específico, ele continuará abrindo em qualquer computador do futuro, ao contrário de formatos mais complexos. Para registros importantes de longo prazo, guardar uma cópia em PDF e outra em TXT é uma boa prática.
Outros formatos comuns
- RTF: texto com formatação básica e boa compatibilidade, mas pouco usado hoje.
- XLSX e ODS: planilhas do Excel e do LibreOffice.
- PPTX e ODP: apresentações do PowerPoint e do LibreOffice.
- EPUB: livros digitais, que se ajustam ao tamanho da tela.
- Markdown (.md): texto simples com marcações, usado por quem escreve para a web e em programação.
Como escolher em cada situação
- Currículo e candidatura: PDF, a menos que a vaga peça outro formato.
- Trabalho escolar: siga o pedido do professor. Se pedir edição, DOCX. Para entrega final, PDF costuma ser aceito.
- Contrato: PDF final, e DOCX só durante a negociação.
- Documento em equipe: compartilhe pelo Google Docs ou pelo Word online, em vez de ficar enviando versões por e-mail. A comparação aparece em Google Workspace ou Microsoft 365.
- Texto para outro programa: TXT.
Para converter entre eles, veja como converter arquivos sem riscos. E para juntar vários documentos em um só, o artigo como juntar e dividir PDF mostra o caminho.
Em caso de dúvida entre os formatos, pergunte a quem vai receber. Alguns portais de vagas, órgãos públicos e escolas pedem formatos específicos, com limite de tamanho e extensão. Seguir a exigência evita que o documento seja recusado por um detalhe técnico.
Antes de enviar
Pergunte-se: a pessoa precisa editar? Se não, exporte para PDF e confira se abriu certo. Se sim, envie DOCX e avise quais fontes foram usadas. Com esse hábito, o arquivo chega do jeito que você montou.