O e-mail recusa o anexo, o portal da faculdade diz que o arquivo passou do limite e o PDF que parecia simples tem dezenas de megabytes. Isso é comum e quase sempre tem solução. Veja por que o PDF fica pesado e os jeitos mais práticos de diminuir, do mais rápido ao mais cuidadoso.
Por que o PDF fica pesado
O texto digital ocupa pouquíssimo espaço. O peso vem de outras coisas:
- Imagens em alta resolução: fotos de câmera e figuras de apresentações, copiadas sem redução.
- Páginas escaneadas: cada página é uma foto do papel, geralmente em cor e em resolução alta.
- Fontes embutidas: programas incluem as fontes no arquivo para que ele fique igual em qualquer aparelho, e algumas fontes são grandes.
- Elementos extras: camadas, anotações, formulários e anexos escondidos.
Descobrir a causa ajuda a escolher a solução. Se o PDF veio de um documento que você tem no Word ou no PowerPoint, vale resolver na origem. Se veio de um scanner ou do celular, o ajuste é na digitalização.
Jeito mais rápido: um compressor de PDF
Sites e programas de compressão resolvem em poucos cliques:
- Abra a ferramenta de comprimir PDF.
- Envie o arquivo.
- Escolha o nível: compressão menor mantém mais qualidade, compressão maior gera um arquivo bem menor.
- Baixe o resultado e abra para conferir.
O iLovePDF, o Smallpdf e o PDF24 são exemplos de serviços com essa função, e o PDF24 Creator é um exemplo de programa para instalar. Os limites do uso gratuito mudam com o tempo.
No Mac, com a Pré-visualização
- Abra o PDF na Pré-visualização.
- Clique em Arquivo > Exportar, com as reticências.
- No campo Filtro Quartz, escolha Reduzir tamanho do arquivo.
- Salve com outro nome, para manter o original.
Esse filtro é agressivo e pode deixar as imagens bem borradas. Compare o resultado com o original antes de enviar.
Ao salvar pelo Word
Se o PDF nasceu de um documento do Word, o melhor é gerar de novo:
- Vá em Arquivo > Salvar como e escolha PDF como tipo de arquivo.
- Em Otimizar para, marque Tamanho mínimo (publicação online), em vez de Padrão.
- Salve.
Antes disso, dá para reduzir as imagens dentro do documento: selecione uma imagem, abra Formato da Imagem > Compactar Imagens e escolha uma resolução menor, como a opção para web ou e-mail. Marque também a exclusão das áreas cortadas, para que o arquivo não guarde partes da foto que você escondeu. O nome dos menus pode variar conforme a versão.
O Google Docs e o Planilhas não oferecem níveis de compressão ao baixar como PDF. Neste caso, vale diminuir as imagens antes de inserir no documento.
PDF escaneado: o maior ganho está na digitalização
Quando o PDF é uma pilha de fotos de papel, o ajuste na origem faz mais diferença do que qualquer compressor. Ao escanear:
- Resolução: 150 a 200 pontos por polegada costumam bastar para leitura na tela. Resoluções mais altas servem para impressão fina ou para melhorar o resultado de OCR, e deixam o arquivo muito maior.
- Cor: use tons de cinza ou preto e branco para documentos de texto. Cor só vale quando há fotos ou carimbos coloridos importantes.
- Enquadramento: corte as bordas para não guardar mesa e sombras.
- Formato: muitos aplicativos de digitalização têm a opção de qualidade ou tamanho do arquivo. Escolha o nível médio.
O guia de como digitalizar documentos com o celular mostra como configurar isso. Se o documento já foi escaneado e você não tem o papel, o compressor continua sendo o caminho.
Se ainda estiver grande
Quando a compressão não basta, há alternativas. Antes de insistir em reduzir a qualidade até o texto ficar ilegível, pense se o destinatário realmente precisa do arquivo inteiro e em alta resolução. Muitas vezes um PDF leve para leitura na tela é suficiente, e o original pesado só precisa ser guardado para o caso de impressão.
- Dividir o PDF em partes: envie em dois ou três e-mails. O passo a passo de como juntar e dividir PDF explica como.
- Enviar por link: coloque o arquivo no Google Drive, no OneDrive ou em outro serviço de nuvem e compartilhe o link, em vez de anexar. O artigo sobre como enviar arquivo grande por e-mail detalha as opções.
- Remover páginas desnecessárias: muitas vezes você só precisa de algumas páginas.
- Retirar anexos e camadas: alguns editores de PDF permitem limpar elementos escondidos.
Problemas comuns e como decidir
- Arquivo quase não diminuiu: o PDF já estava otimizado, ou é feito majoritariamente de texto e vetores. Não há muito a ganhar.
- Texto ficou borrado: a compressão foi forte demais em um PDF escaneado. Repita com nível mais baixo ou escaneie de novo em resolução maior.
- Assinatura digital sumiu ou ficou inválida: qualquer alteração depois de assinado invalida a assinatura. Comprima antes de assinar, como mostra o guia de assinatura digital de PDF.
- O arquivo parece corrompido: abra o original, tente outro método e evite sobrescrever o arquivo que funcionava.
Para decidir rápido, pergunte de onde veio o PDF. Se saiu do Word, exporte de novo com tamanho mínimo. Se veio do scanner ou do celular, refaça com resolução menor ou use um programa instalado para comprimir. Se tem dados pessoais, evite sites. Em qualquer caso, abra o arquivo final, dê zoom em uma página com letras pequenas e só então envie.