Anexar um vídeo ou um PDF pesado e ver a mensagem de erro de tamanho excedido é frustrante, principalmente quando o prazo é curto. A boa notícia: quase nunca é preciso anexar o arquivo. Existem formas de entregar o conteúdo sem esbarrar no limite, e algumas levam menos de um minuto. Veja as quatro principais e os cuidados na hora de compartilhar.
Por que o e-mail tem limite de tamanho
O e-mail foi criado para texto, não para transportar arquivos grandes. Cada serviço define um limite para o tamanho total da mensagem. No Gmail, o limite para anexar é de 25 MB, enquanto o Outlook e outros serviços têm limites próprios, em geral na mesma faixa. Confira na ajuda do seu serviço, porque os números podem mudar.
Alguns pontos explicam por que o envio falha mesmo com um arquivo aparentemente dentro do limite:
- o limite vale para a soma de todos os anexos mais o texto;
- o arquivo é codificado para viajar pelo e-mail e ocupa mais espaço que o original;
- o serviço de quem recebe pode ter um limite menor que o seu, e a mensagem volta ou fica retida.
Opção 1: enviar um link do Google Drive (Gmail)
É a solução mais prática para quem usa Gmail. Se o anexo passa de 25 MB, o Gmail o transforma em link do Drive automaticamente. Também dá para fazer isso de propósito.
- Na janela de nova mensagem, clique no ícone do Google Drive na barra inferior.
- Escolha o arquivo que já está no Drive ou envie um novo pelo computador.
- Clique em Inserir e escolha se quer inserir como link.
- Ao enviar, o Gmail pergunta quem poderá ver o arquivo. Escolha entre dar acesso só a quem recebe o e-mail ou a qualquer pessoa com o link.
O arquivo ocupa espaço no seu Drive, que divide os 15 GB gratuitos com o Gmail e o Google Fotos. Se o espaço estiver apertado, veja o que fazer com o armazenamento do Google cheio. Para aprender o básico da ferramenta, leia como usar o Google Drive.
Opção 2: enviar um link do OneDrive (Outlook)
No Outlook, o caminho é parecido, usando o OneDrive da conta Microsoft.
- Na nova mensagem, clique em Anexar (ou Inserir).
- Escolha o arquivo no computador ou no OneDrive. Em muitas versões, arquivos grandes são oferecidos como link do OneDrive.
- Defina as permissões do link: só quem recebe a mensagem, ou qualquer pessoa.
Os nomes dos botões variam conforme a versão do Outlook, no navegador ou no programa instalado. Dropbox e outros serviços de nuvem funcionam do mesmo jeito: você envia o arquivo para a nuvem, copia o link e cola na mensagem.
Opção 3: compactar e reduzir o arquivo
Às vezes basta diminuir o arquivo para ele caber.
- Compactar em ZIP: no Windows, clique com o botão direito no arquivo ou pasta, escolha Enviar para > Pasta compactada. No Mac, use Comprimir no mesmo menu. Funciona bem para documentos, planilhas e muitos arquivos pequenos.
- Reduzir PDFs: abra o PDF em um programa que permita salvar com menor qualidade de imagem, ou exporte de novo do Word com a opção de tamanho mínimo. Documentos escaneados costumam ser os maiores.
- Reduzir fotos: redimensione as imagens antes de enviar, porque fotos de celular têm resolução muito acima do necessário para ver na tela.
- Reduzir vídeos: grave em resolução menor ou use um editor para exportar com menos qualidade. Vídeos são os arquivos que mais estouram o limite.
Para quem digitaliza papéis com o celular, vale ajustar a qualidade do escaneamento, porque ela afeta muito o tamanho do PDF. Em documentos de texto, uma resolução média costuma ser suficiente para ler com clareza.
Opção 4: serviços de transferência de arquivos
Existem serviços na internet feitos para enviar arquivos grandes sem exigir conta de quem envia. Você carrega o arquivo, informa o e-mail do destinatário e ele recebe um link de download que expira depois de alguns dias. Costumam ter limites no plano gratuito, e os limites mudam de serviço para serviço.
Se for usar um desses serviços, abra sempre o site oficial digitando o endereço, e não por link recebido em mensagem. Há golpes que imitam serviços de envio de arquivos para roubar senhas.
Cuidados ao compartilhar por link
Link é prático, mas exige atenção:
- Prefira acesso restrito: compartilhe com o e-mail da pessoa em vez de “qualquer pessoa com o link”. Assim, só quem foi convidado abre.
- Escolha a permissão certa: use apenas visualizar, a menos que a pessoa precise editar.
- Remova o acesso depois: quando o arquivo já foi baixado, retire a permissão ou apague o link.
- Documentos sensíveis: contratos, documentos pessoais e dados financeiros pedem cuidado extra. Se possível, proteja com senha e informe a senha por outro canal.
- Desconfie de links recebidos: mensagens dizendo que alguém compartilhou um arquivo grande com você podem ser phishing. Confirme com o remetente antes de clicar.
Qual opção usar
- Arquivo pesado e você usa Gmail: link do Drive.
- Conta Microsoft ou Outlook: link do OneDrive.
- Muitos documentos pequenos: ZIP.
- Um único arquivo enorme, para alguém sem conta: serviço de transferência ou link com acesso aberto por pouco tempo.
- Arquivo com dados pessoais: link restrito e senha.
Se você faz isso com frequência, vale escolher uma nuvem e adotá-la como padrão. O artigo Google Drive, OneDrive ou Dropbox: qual nuvem escolher ajuda a decidir. Mais guias práticos estão na categoria de internet.