Imprimir, assinar à caneta, escanear e enviar de volta ficou para trás. Hoje contratos, termos e declarações circulam em PDF e são assinados na tela. Mas há várias formas de “assinar um PDF”, e elas não têm o mesmo peso. Entenda as diferenças para escolher a certa e evitar problemas.
Três coisas que as pessoas chamam de assinatura
- Assinatura escaneada ou desenhada: uma imagem do seu nome colada no documento. É prática, mas qualquer pessoa pode copiar a imagem, e ela não prova sozinha que você assinou aquele arquivo.
- Assinatura eletrônica por plataforma: o serviço registra e-mail, data, hora, endereço de rede e, em alguns casos, documentos ou selfie. O PDF final costuma trazer uma página de comprovação.
- Assinatura digital com certificado: usa um certificado digital, como o e-CPF ou o e-CNPJ, emitido por autoridades credenciadas na ICP-Brasil, a infraestrutura oficial de chaves públicas do país. O arquivo guarda um selo criptográfico que mostra quem assinou e se algo mudou depois.
Só a segunda e a terceira dão alguma segurança de que o documento é autêntico.
O que a lei brasileira diz, em linhas gerais
A legislação brasileira reconhece assinaturas eletrônicas. A Lei 14.063/2020, por exemplo, define três níveis: simples, avançada e qualificada, sendo a qualificada a que usa certificado ICP-Brasil. A Medida Provisória 2.200-2/2001 criou a ICP-Brasil e admite, entre as partes, outros meios de comprovar autoria desde que ambas aceitem.
Na prática, isso significa:
- Em contratos entre particulares, muitas vezes vale o que as partes combinam, desde que dê para provar quem assinou e que o texto não mudou.
- Em processos judiciais, atos de governo e alguns documentos, o tipo de assinatura pode ser exigido.
- Para documentos de alto valor, como compra de imóvel, procure um advogado antes de escolher o método.
Este texto é uma orientação geral e não substitui consulta jurídica.
Como assinar no computador
Com o Adobe Acrobat Reader
O leitor gratuito tem a função Preencher e assinar. Você cria a assinatura digitando, desenhando ou importando uma imagem, e a posiciona no PDF. Isso gera uma assinatura visual, sem certificado.
Com a conta gov.br
O gov.br oferece um serviço para assinar documentos eletronicamente com a sua conta. O tipo de assinatura e o que ela vale dependem do nível de segurança da conta, e o serviço deve ser acessado pelo site oficial. Há também um validador para conferir arquivos assinados.
Com certificado digital
Quem tem certificado ICP-Brasil, do tipo A1 (arquivo no computador) ou A3 (cartão ou token), assina com o programa indicado pela autoridade que o emitiu ou com leitores de PDF compatíveis. Nesse caso, a assinatura é qualificada.
Em outros programas
- No Mac: a Pré-visualização permite criar uma assinatura com o trackpad ou com a câmera, em Ferramentas > Anotar > Assinatura.
- No navegador Edge: o leitor de PDF tem uma ferramenta de desenho que serve para uma assinatura simples.
- No Word: em Inserir > Linha de Assinatura, dá para criar um espaço de assinatura. A assinatura digital com certificado também pode ser adicionada pelas opções de proteger o documento.
Como assinar pelo celular
- iPhone: abra o PDF no app Arquivos, toque no ícone de marcação, no sinal de mais e em Assinatura. Desenhe ou escolha a que já salvou, posicione e salve.
- Android: o aplicativo Adobe Acrobat Reader tem o recurso Preencher e assinar. Outras plataformas de assinatura têm aplicativos próprios.
- Plataformas online: serviços como Autentique, DocuSign, Clicksign e D4Sign são exemplos conhecidos. Você envia o PDF, define quem deve assinar e a ordem, e cada pessoa recebe um link no e-mail ou no WhatsApp. No fim, todos recebem o arquivo final com o registro das assinaturas. Os planos, as regras e os limites variam e devem ser conferidos nos sites oficiais.
Como conferir se a assinatura é válida
- Abra o PDF em um leitor que mostre o painel de assinaturas, como o Adobe Acrobat Reader.
- Confira o nome do signatário, a data e a mensagem sobre alterações. Se aparecer aviso de que o documento foi modificado depois de assinado, desconfie.
- Para documentos ICP-Brasil ou do gov.br, use o validador oficial do ITI, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
- Se foi uma plataforma, confira a página de comprovação, que traz os dados de cada assinante.
Uma imagem de assinatura não tem como ser verificada desse jeito.
Cuidados antes de assinar
- Leia o documento inteiro. Assinar sem ler vale tanto quanto assinar lendo.
- Confira os dados: nomes, valores, datas e números de documento.
- Desconfie de pedidos de assinatura inesperados. Golpistas enviam links falsos de assinatura para roubar dados. O guia sobre phishing ajuda a reconhecer mensagens suspeitas.
- Não assine documentos em branco ou com campos abertos.
- Guarde o arquivo final com a comprovação em um lugar seguro, junto com uma cópia de segurança.
- Altere o PDF antes de assinar, nunca depois. Qualquer mudança invalida a assinatura. Se precisar reduzir o tamanho do arquivo, veja como diminuir o tamanho de um PDF antes.
Qual escolher
Para um formulário simples de uma escola ou uma declaração interna, a assinatura desenhada ou por plataforma costuma bastar. Para contratos com valor, prefira uma plataforma que registre as evidências. Para atos públicos, processos e casos em que a exigência é formal, siga o tipo pedido pelo órgão, o que muitas vezes significa certificado digital.
Comece testando o recurso de assinar do seu leitor de PDF com um documento qualquer e depois experimente uma plataforma com um documento de teste. Se você precisa reunir arquivos antes de enviar, o guia de como juntar e dividir PDF ajuda a montar o arquivo certo.