Quase todo mundo já apagou sem querer um parágrafo importante, ou salvou por cima de uma versão que era melhor. Em vez de reescrever de memória, vale usar o histórico de versões, que guarda estados anteriores do documento.
Google Docs
O Google Docs salva automaticamente e mantém um histórico das alterações.
- Abra o documento.
- Vá em Arquivo, depois Histórico de versões e Ver histórico de versões.
- Uma lista de versões aparece na lateral, com data, hora e autor.
- Clique em uma versão para ver como o texto estava. As mudanças aparecem destacadas por cor.
- Para voltar, use o botão de restaurar a versão.
Também dá para dar nome a uma versão, como Entrega ao cliente, para achá-la com facilidade depois. A forma de acessar pode mudar conforme a atualização do aplicativo.
Word
No Word, a recuperação depende de onde o arquivo está salvo.
- Salvo no OneDrive ou SharePoint: abra Arquivo, Informações e procure o histórico de versões. Você poderá abrir uma versão anterior e restaurá-la.
- Salvo só no computador: o Word costuma ter a recuperação automática e a opção de gerenciar documentos não salvos em Arquivo, Informações. O resultado depende de a opção estar ativa.
Ative o salvamento automático quando possível, mas sem esquecer que ele grava sobre o arquivo. O histórico é o que permite voltar atrás.
Trabalho em equipe
Quando várias pessoas editam o mesmo documento, o histórico mostra quem mudou o quê. Isso resolve discussões do tipo quem apagou esse trecho. Combine com a equipe que alterações grandes sejam feitas em modo de sugestão, para que ninguém perca conteúdo.
Limites do recurso
- O histórico não é um backup completo. Versões muito antigas podem ser agrupadas ou ter menos detalhe.
- Se alguém com permissão apagar o arquivo, o recurso pode não ajudar. Mantenha uma cópia em outro lugar.
- Ao compartilhar o documento, lembre que quem tem acesso de edição pode ver o histórico, incluindo trechos que você apagou. Antes de enviar uma versão final para fora, considere exportar um PDF ou uma cópia limpa.
Em arquivos importantes, combine o histórico com uma rotina de backup, e não dependa só dele.
