Precisa enviar a mesma carta, convite ou aviso para muitas pessoas, cada um com o nome certo? A mala direta, também chamada de mesclar correspondência, faz isso no Word a partir de uma planilha. Os nomes dos menus podem variar conforme a versão do programa.
Passo 1: prepare a planilha
Abra o Excel e organize os dados assim:
- Primeira linha com os títulos das colunas: Nome, Endereço, Cidade, Valor, e o que mais precisar.
- Uma pessoa por linha, sem linhas em branco no meio.
- Sem células mescladas e sem informações extras acima da tabela.
- Formate datas e valores como você quer que apareçam, porque o Word pode mostrá-los em outro formato.
Salve e feche o arquivo antes de seguir. Revise a planilha: erros de digitação aparecem em todos os documentos.
Passo 2: escreva o modelo no Word
Abra um documento em branco e escreva o texto, deixando espaços onde entram os dados. Depois:
- Vá até a guia Correspondências.
- Clique em Iniciar Mala Direta e escolha o tipo: cartas, etiquetas, envelopes ou e-mail.
- Em Selecionar Destinatários, escolha Usar uma Lista Existente e abra a planilha. Se o arquivo tiver várias abas, escolha a que contém os dados.
- Coloque o cursor no ponto do texto e use Inserir Campo de Mesclagem para escolher a coluna. Repita para cada informação.
Passo 3: confira e gere os documentos
Use a visualização para olhar vários registros. Procure por nomes cortados, valores sem formatação, campos em branco e acentos errados. Se alguma linha da planilha não deve receber a carta, use a opção de editar a lista de destinatários e desmarque.
Quando estiver tudo certo, clique em Concluir e Mesclar. Você pode:
- Editar documentos individuais, que cria um arquivo com todas as cartas para revisar e salvar.
- Imprimir documentos direto.
- Enviar por e-mail, se configurado.
Etiquetas de endereço
Para etiquetas, escolha o tipo Etiquetas e selecione o modelo da folha pelo fabricante ou pelo tamanho. Insira os campos na primeira etiqueta e use a opção de atualizar etiquetas para repetir nas demais. Faça um teste em folha comum antes de usar a de etiquetas, para conferir o alinhamento. Se a sua operação usa etiquetas de envio, veja também como nomear arquivos e pastas para guardar as listas organizadas.
Cuidados com os dados
Listas de clientes contêm dados pessoais. Guarde o arquivo em local protegido, use apenas o necessário e evite enviar planilhas inteiras para terceiros. Em dúvida sobre o uso dos dados, consulte um profissional ou a orientação oficial da LGPD.
