Apagar um parágrafo por engano, salvar por cima de uma boa versão ou descobrir que alguém mexeu no trabalho em equipe são situações comuns no Google Docs. A boa notícia é que o serviço guarda um registro detalhado das alterações. Quase sempre dá para voltar no tempo e recuperar o que foi perdido. Veja o passo a passo, do desfazer simples ao histórico completo.
Primeiro tente desfazer
Se você acabou de apagar, o caminho mais rápido é desfazer:
- aperte Ctrl + Z (Cmd + Z no Mac) para voltar uma alteração por vez;
- aperte Ctrl + Y ou Ctrl + Shift + Z para refazer, se voltou demais;
- ou use o menu Editar > Desfazer.
O desfazer funciona bem enquanto o documento está aberto. Se você fechou ou recarregou a página, ele costuma perder a memória das últimas ações, e aí entra o histórico de versões.
Como usar o histórico de versões
O Docs salva as edições automaticamente e as organiza por data, hora e autor. Para acessar:
- Abra o documento no computador.
- Clique em Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões. O atalho é Ctrl + Alt + Shift + H (no Mac, Cmd + Option + Shift + H).
- Um painel aparece à direita com as versões, da mais recente para a mais antiga. Clique em uma para ver como o documento estava naquele momento.
- Marque Mostrar alterações para destacar o que foi acrescentado ou removido em relação à versão anterior.
- Quando achar a versão certa, clique em Restaurar esta versão e confirme.
Cada pessoa que editou aparece com uma cor, o que ajuda a ver quem mexeu no quê. Nos celulares, o histórico existe no aplicativo, mas o caminho é mais escondido: o computador facilita a tarefa. O nome dos menus pode variar conforme a versão.
Recuperar só um trecho, sem desfazer o resto
Nem sempre você quer voltar o documento inteiro, porque pode ter feito boas alterações depois. Nesse caso:
- Abra o histórico de versões e clique na versão antiga que contém o texto perdido.
- Selecione o trecho e copie com Ctrl + C.
- Volte ao documento atual, clicando em Voltar na parte superior do painel, ou fechando o histórico.
- Cole o trecho no lugar certo com Ctrl + V.
Outra alternativa é abrir o menu de três pontinhos ao lado da versão e escolher Fazer uma cópia. Você fica com o documento antigo em outro arquivo, sem mexer no atual.
Nomeie versões antes de grandes mudanças
O histórico guarda muita coisa, mas fica extenso. Para marcar um ponto importante, você pode dar nome a uma versão: abra Arquivo > Histórico de versões > Nomear a versão atual, escolha um nome, como Versão enviada ao cliente, e confirme. Depois, no painel do histórico, é possível filtrar para ver somente as versões nomeadas.
É uma ótima prática antes de uma revisão grande, de enviar o texto para alguém ou de reorganizar o documento inteiro. Em trabalhos acadêmicos e relatórios, nomear a versão a cada etapa evita sustos.
Se o documento inteiro sumiu
Quando o arquivo desapareceu, o problema é diferente. Procure assim:
- Abra o Google Drive e clique em Lixeira no menu lateral. Documentos apagados ficam lá por cerca de 30 dias.
- Clique com o botão direito no arquivo e escolha Restaurar.
- Se não achar, use a busca do Drive com o nome ou uma palavra do texto. O arquivo pode ter sido movido para outra pasta.
- Se o documento era de outra pessoa, ela pode tê-lo apagado ou removido seu acesso. Peça que ela verifique.
Para entender melhor como a organização do Drive funciona, leia como usar o Google Drive.
Como evitar perder texto no trabalho em equipe
Quando várias pessoas editam o mesmo arquivo, os acidentes ficam mais prováveis. Algumas precauções:
- Use o modo Sugerindo: em vez de editar direto, os colaboradores sugerem alterações, que o dono aprova ou recusa.
- Dê a permissão certa: quem só precisa ler ou comentar não precisa ser editor.
- Avise antes de mudanças grandes e nomeie uma versão para ter um ponto de retorno.
- Mantenha uma cópia fora do Docs: faça download em PDF ou Word dos documentos importantes. É uma regra simples de backup: não deixe um documento essencial em um único lugar.
E no Planilhas e no Apresentações
O recurso é parecido no Google Planilhas e no Google Apresentações. No menu Arquivo, o caminho para o histórico de versões é o mesmo. O Planilhas tem um extra útil: clique com o botão direito em uma célula e escolha Mostrar histórico de edições para ver quem mudou aquela célula e quando. Para aprender mais sobre planilhas, veja atalhos do Excel e do Google Planilhas.
Limites do histórico
- Edições muito antigas podem ser agrupadas pelo Google, então nem todo momento fica disponível separadamente.
- Só dá para ver o histórico com permissão de editor.
- Se o texto foi apagado e o documento nunca foi salvo na conta, por exemplo em um arquivo aberto sem login, a recuperação pode não ser possível.
- Arquivos Word abertos no Docs sem conversão podem se comportar diferente. Se o histórico não aparece, converta para o formato do Google.
Aprenda o atalho Ctrl + Alt + Shift + H e use o histórico antes de entrar em pânico. Para trabalhos importantes, nomeie versões e guarde uma cópia em outro lugar. Mais guias de serviços online estão na categoria de internet.