Esqueceu um anexo, o contrato mudou uma cláusula ou apareceu um comprovante que precisa entrar entre duas páginas. Refazer o documento inteiro seria exagero. Dá para encaixar uma página nova no meio de um PDF pronto, ou trocar uma página por outra corrigida, em poucos minutos. Veja os caminhos e o que conferir no final.
Defina onde a página entra
Antes de abrir qualquer programa, responda duas perguntas:
- A nova página entra depois de qual página atual? Por exemplo, depois da 4.
- É para acrescentar ou para substituir? Se for substituir, anote o número da página antiga.
Também tenha a página nova pronta como PDF, ou como foto, se a ferramenta aceitar. Se ela vai sair de um documento do Word, use Salvar como PDF e verifique se o tamanho do papel é o mesmo do restante do arquivo, normalmente A4. Se a página vem de papel, o guia de como digitalizar documentos com o celular mostra como gerar uma boa imagem.
No Mac, com a Pré-visualização
- Abra o PDF e mostre as miniaturas em Visualizar > Miniaturas.
- Clique na miniatura da página que ficará antes da nova.
- Vá em Editar > Inserir > Página do Arquivo e escolha o PDF com a página nova. Para uma página vazia, use Editar > Inserir > Página em Branco.
- Se necessário, arraste a miniatura para acertar a posição.
- Salve com Cmd+S ou exporte uma cópia nova.
Para substituir, selecione a miniatura da página antiga, aperte Delete e insira a nova no mesmo ponto. O nome dos menus pode variar conforme a versão do macOS.
No iPhone e no iPad
No app Arquivos, abra o PDF, mostre as miniaturas, toque e segure a página que ficará antes da nova e escolha a opção de inserir. Dependendo da versão do iOS, aparecem opções de inserir uma página em branco, inserir de um arquivo ou digitalizar uma página nova pela câmera. Também há a opção de apagar a página antiga.
No Windows e no Android
O Windows não traz esse recurso, e no Android depende do aplicativo. As saídas:
- Programas de PDF instalados. Os editores pagos, como o Adobe Acrobat, têm a ferramenta de inserir e substituir páginas, e há opções gratuitas em programas como o PDF24 Creator.
- Sites de editar PDF. Funcionam, mas recebem o arquivo. Para documentos com dados pessoais, contratos ou exames, evite.
- A divisão e a junção, descritas a seguir, que servem em qualquer sistema com navegador.
Dividir e juntar: encaixar a página em três passos
Esse método funciona em qualquer computador e vale para acrescentar ou substituir.
- Divida o PDF no ponto da inclusão. Se a página nova entra depois da 4 em um arquivo de 12 páginas, separe as páginas 1 a 4 em uma parte e 5 a 12 em outra. Para substituir a página 5, separe 1 a 4 e 6 a 12, deixando a 5 de fora.
- Tenha a página nova pronta, em PDF ou, nas ferramentas que aceitam, em foto JPG ou PNG.
- Junte na ordem: primeira parte, página nova, segunda parte. Baixe o resultado.
Dois exemplos para fixar. Acrescentar: um comprovante entra entre as páginas 4 e 5 de um PDF de 12 páginas. Divida em 1-4 e 5-12 e junte nesta ordem: 1-4, comprovante, 5-12. O resultado tem 13 páginas. Substituir: a página 5 do contrato foi corrigida. Divida em 1-4 e 6-12, deixando a 5 de fora, e junte: 1-4, página corrigida, 6-12. O total continua em 12. Se a página nova for uma foto, confira se ela está na orientação certa e se o texto da imagem é legível antes de juntar.
Se preferir não instalar nada, o Dividir PDF e o Juntar PDF do Meta Blog fazem as duas etapas no próprio navegador, e o arquivo não sai do seu computador. O Dividir separa por páginas, a cada N páginas ou por intervalos; o Juntar une PDFs e fotos JPG e PNG na ordem escolhida, com intervalo de páginas por arquivo. É um atalho opcional, já que os programas mencionados acima também resolvem. Como em qualquer junção, marcadores, links internos e campos de formulário podem se perder: abra o resultado antes de enviar.
O passo a passo de como juntar e dividir PDF tem outras opções gratuitas para cada etapa.
Confira antes de enviar
- Total de páginas: deve ser igual ao original mais as inseridas (ou igual, no caso de troca).
- Ordem: percorra do início ao fim. A nova página precisa estar no lugar combinado.
- Orientação e tamanho: nenhuma página deitada ou menor do que as outras.
- Numeração e sumário: se há números impressos nas páginas, eles não se atualizam sozinhos. O sumário também pode precisar de ajuste.
- Referências no texto: frases como “veja a página 6” podem ter ficado erradas.
- Peso do arquivo: páginas com fotos aumentam o tamanho. Se passar do limite do e-mail ou do portal, veja como diminuir o tamanho de um PDF.
Cuidados com documentos assinados
Mudar qualquer página de um PDF assinado digitalmente invalida a assinatura. Se o documento já foi assinado, o correto costuma ser corrigir o conteúdo e assinar de novo, em vez de enxertar páginas em um arquivo já assinado. Para entender os tipos de assinatura e o que muda, leia o guia de assinatura digital de PDF.
Há ainda um cuidado de ordem prática: substituir uma página em um documento que outras pessoas já receberam gera duas versões circulando. Mude o nome do arquivo (por exemplo, acrescentando “v2” e a data) e avise quem recebeu o anterior.
Antes de apagar o arquivo antigo, guarde uma cópia: se a página nova tiver um erro, você consegue voltar sem pedir tudo de novo a ninguém.