A maioria dos empresários fica muito preocupada com o produto que não pode faltar no estoque. Isso está certo e faz todo sentido. Mas existe outro estoque, menos lembrado, que pode parar a sua operação de um dia para o outro: os insumos de expedição. Aqui você vê quais são, como calcular quanto precisa e como montar uma rotina simples de reposição.
O estoque que muita gente esquece
Insumo é tudo aquilo que você consome para preparar e despachar o pedido, mas que não é o produto vendido. Tem tanta gente focada no produto da prateleira que acaba esquecendo de comprar insumo.
O problema aparece no pior momento. Imagine que você vende além do que esperava e, de repente, não tem como empacotar. Na minha experiência, comprar isso de última hora é um desespero, e muitas vezes não dá certo. Sem insumo, os pedidos atrasam, a reputação cai e a operação para, mesmo com o produto parado no estoque.
Os insumos que nunca podem faltar
Os três que eu considero indispensáveis são:
- Etiquetas de envio, quando você usa impressora térmica. É o rolo de etiqueta adesiva onde sai a etiqueta da transportadora.
- Tinta e papel, quando você imprime no padrão de folha sulfite, em impressora comum.
- Embalagens, como caixas e envelopes nos tamanhos que você mais usa.
Junto com eles, vale manter no controle os itens que completam o pacote:
- Fita adesiva e o suporte para aplicar.
- Proteção interna, como plástico bolha, papel ou outro material de preenchimento.
- Sacos plásticos, para produtos que precisam de proteção contra umidade ou vazamento.
- Papel para documentos que acompanham o pacote, se a sua operação imprime algum.
Se ainda tem dúvida sobre a parte da etiqueta, o guia de etiqueta de envio: como imprimir e colar explica o processo.
Como calcular quanto você precisa
O cálculo é simples e parte do número de pedidos. Um exemplo: se você faz 20 pedidos por dia e vende nos 30 dias do mês, em teoria precisa de insumo para 600 pacotes.
Mas não pare na teoria. Sempre deixe uma folga. A minha sugestão é planejar como se a operação fosse o dobro. No exemplo, em vez de 600, tenha insumo para 1.200 pacotes. Assim você nunca é pego no contrapé quando as vendas sobem.
Para cada insumo, a conta fica assim:
- Pedidos por dia: use a média do último mês.
- Consumo por pedido: quantas etiquetas, quantos metros de fita, qual caixa. Se um pedido usa duas etiquetas, conte duas.
- Consumo do mês: pedidos por dia x consumo por pedido x dias de venda.
- Folga: multiplique o resultado por dois.
No vídeo abaixo eu explico essa conta e por que a folga é tão importante.
Defina um ponto de reposição
Saber quanto ter é só metade. A outra metade é saber quando comprar de novo. Para isso, use o ponto de reposição: a quantidade mínima que, quando atingida, dispara uma nova compra.
Para encontrar esse número:
- Descubra o prazo do fornecedor, em dias, entre o pedido e a chegada do material.
- Calcule o consumo nesse prazo: consumo diário x dias de entrega.
- Some uma reserva de segurança, para atrasos e picos de venda.
Quando o estoque de um insumo chegar a esse número, faça o pedido. Escreva o ponto de reposição na própria prateleira ou na planilha, para ninguém precisar fazer conta na correria.
Monte uma lista de insumos
Uma lista simples resolve. Para cada item, anote:
- Nome e tamanho, como caixa pequena, média ou grande, e o tipo de etiqueta.
- Consumo médio por dia ou por semana.
- Quantidade atual em estoque.
- Ponto de reposição.
- Fornecedor principal e alternativo, com o prazo de entrega de cada um.
Pode ser uma planilha ou o mesmo sistema que você usa para controlar o estoque de produtos. Se ainda não tem esse controle, o guia de como controlar o estoque da loja virtual ajuda a começar, e o mesmo método vale para os insumos.
Coloque a conferência na rotina
O controle só funciona se alguém olhar. Escolha um dia fixo da semana para conferir os insumos e compare a quantidade com o ponto de reposição. Algumas situações pedem atenção extra:
- Datas de pico, como fim de ano e grandes promoções, em que as vendas sobem e as entregas dos fornecedores podem demorar mais.
- Produto novo no catálogo, que pode exigir outro tamanho de caixa.
- Campanhas e anúncios novos, que podem aumentar as vendas de repente.
Encaixar essa conferência no seu dia a dia fica mais fácil com uma rotina organizada. O guia de rotina do vendedor de marketplace mostra como distribuir as tarefas.
Por onde começar
Hoje mesmo, conte quantas etiquetas, rolos de fita e caixas você tem e divida pelo número de pedidos por dia. Isso mostra quantos dias de operação o seu estoque de insumos aguenta. Se der menos do que o prazo do seu fornecedor mais uma boa folga, faça o pedido agora, antes que uma boa semana de vendas vire uma semana de atrasos.