Uma lista de tarefas, contas a pagar ou entregas só ajuda se os problemas saltarem aos olhos. Em vez de conferir data por data todos os dias, deixe a planilha fazer o trabalho: atrasados em vermelho, vencimentos de hoje em amarelo, próximos dias em laranja. Isso se faz com formatação condicional, e a base são três regras simples.
A ideia
A formatação condicional muda a aparência de uma célula (cor, negrito, tachado) quando uma condição é verdadeira. Para prazos, a condição compara a data da célula com a data de hoje. A função HOJE() devolve a data atual e se atualiza sozinha, então as cores acompanham o calendário.
Se você ainda não conhece o recurso, o guia geral está em formatação condicional no Excel. Aqui o foco são as regras de data.
Preparando a planilha
Antes de criar regras, garanta o básico:
- Datas de verdade: a coluna de prazo precisa ter datas reconhecidas pelo programa, não texto. Datas verdadeiras alinham à direita por padrão.
- Coluna de status: uma coluna dizendo Pendente ou Concluída (ou uma caixa de seleção) permite não pintar o que já foi resolvido.
- Cabeçalho na primeira linha: os dados começam na linha 2, nos exemplos abaixo.
Suponha: A (tarefa), B (responsável), C (prazo), D (status).
Regra 1: atrasadas
Quer pintar a linha inteira de vermelho quando o prazo passou e a tarefa não foi concluída.
- Selecione o intervalo das linhas (por exemplo, A2:D100).
- Abra a formatação condicional.
- Escolha a regra por fórmula personalizada.
- Digite: =E($C2<HOJE(); $D2<>"Concluída")
- Defina a cor de preenchimento e do texto.
A função E exige que as duas condições sejam verdadeiras. O símbolo $ antes da coluna (C e D) trava a coluna, e a falta do $ antes da linha faz a regra ser aplicada linha a linha. Esse detalhe é o que mais confunde: sem o cifrão na coluna, a regra se desloca para as demais colunas e para de funcionar.
Se o Excel em português pedir ponto e vírgula, use-o como separador. Se usar a vírgula, o programa avisará.
Regra 2: vence hoje
Para destacar o que vence no dia:
=E($C2=HOJE(); $D2<>"Concluída")
Use uma cor chamativa, como amarelo ou laranja. Essa é a lista do dia: abra a planilha e veja o que precisa sair hoje.
Regra 3: próximos sete dias
Para um alerta antecipado, destaque datas entre hoje e hoje mais 7:
=E($C2>HOJE(); $C2<=HOJE()+7; $D2<>"Concluída")
Aqui, HOJE()+7 é a data daqui a uma semana. Altere o número para ajustar o alcance: 3 dias para prazos curtos, 15 ou 30 para contas a pagar. Use uma cor mais suave que as anteriores para marcar a diferença de urgência.
Ordem das regras
Quando várias regras se aplicam à mesma célula, a ordem de prioridade decide qual cor vence. Normalmente, a regra mais alta da lista tem preferência. Coloque as mais urgentes em cima: atrasadas, depois hoje, depois próximos dias. No Google Planilhas, as regras seguem a ordem listada no painel; no Excel, o Gerenciador de Regras permite reordenar e interromper a avaliação.
Tarefas concluídas em cinza
Complemente com uma regra que apaga visualmente o que já está feito:
=$D2="Concluída"
Defina texto cinza e tachado. A lista se limpa visualmente e o que resta com cor é o que importa. Para filtrar de vez as concluídas, use o filtro da coluna de status.
Aplicações práticas
- Contas a pagar: vencidas em vermelho, do dia em amarelo, próximas em laranja. Veja também o controle completo em planilha de fluxo de caixa.
- Retornos a clientes: a data de próximo contato dispara o destaque, como na planilha de clientes.
- Validade de produtos ou documentos: destaque o que vence nos próximos 30 ou 60 dias.
- Prazos de projetos: cada tarefa com sua data, e o gestor enxerga o que está em risco.
- Estudos: revisões programadas que vencem hoje.
Variações úteis
- Dias de atraso em coluna extra: calcule =HOJE()-C2 para mostrar quantos dias a tarefa passou do prazo, e use formatação condicional em escala de cor para as mais antigas.
- Fins de semana: a função DIA.DA.SEMANA devolve o dia da semana. Com ela, você destaca prazos que caem no sábado ou domingo.
- Datas em branco: adicione a condição de que a célula de prazo não esteja vazia ($C2<>"") para não pintar linhas sem data, que o programa trata como zero.
Se a regra não funciona
- Data como texto: converta para data de verdade.
- Intervalo errado: confira se a regra se aplica ao intervalo correto.
- Cifrões trocados: trave a coluna ($C2), não a linha.
- Fórmula começa na linha errada: a fórmula deve referenciar a primeira linha do intervalo selecionado.
- Separador de argumentos: use ponto e vírgula ou vírgula, conforme o seu programa.
- Ordem das regras: uma regra de cima pode estar cobrindo a de baixo.
Para outros problemas de cálculo, consulte fórmula do Excel não calcula.
Em resumo prático
Comece com uma única regra: prazo menor que HOJE() e status diferente de concluído, em vermelho. Depois acrescente as de hoje e dos próximos dias. Com três regras e cinco minutos de configuração, a sua planilha passa a funcionar como um painel de alertas que se atualiza todos os dias.