Emitir nota fiscal é uma obrigação para muitas atividades, e fazer isso à mão, em portais diferentes para cada tipo de nota, consome tempo e causa erro. Os sistemas emissores automatizam o processo, mas não decidem o que é correto para o seu negócio. Aqui está uma visão geral de como eles funcionam e o que alinhar com o contador.
Como uma nota eletrônica é emitida
Em termos simples, o caminho de uma nota eletrônica é este:
- O sistema reúne os dados da operação: emitente (sua empresa), destinatário (cliente), itens, valores, forma de pagamento e frete.
- Aplica os dados fiscais configurados: classificação do produto, regras de imposto e natureza da operação.
- Gera um arquivo no formato exigido (um arquivo estruturado, em XML) e o assina digitalmente.
- Envia o arquivo para a prefeitura, no caso de serviços, ou para a Secretaria da Fazenda do estado, no caso de produtos.
- Recebe a autorização (ou a rejeição, com o motivo).
- Disponibiliza o documento auxiliar (como o DANFE, no caso de produtos) e guarda o XML.
Tudo isso leva segundos quando está bem configurado. Quando a nota é rejeitada, o sistema mostra o erro para corrigir e reenviar.
Tipos de nota mais comuns
Os nomes variam, mas os tipos que um pequeno negócio mais encontra são:
- NF-e: nota fiscal eletrônica de produtos, usada em vendas entre empresas e, em muitos casos, em vendas a consumidores.
- NFC-e: nota fiscal ao consumidor, emitida no balcão, comum no comércio varejista em vários estados.
- NFS-e: nota fiscal de serviços, ligada à prefeitura, com regras que ainda variam de cidade para cidade. Existe um padrão nacional de NFS-e em adoção, e o MEI prestador de serviços já emite pelo Emissor Nacional.
Qual você deve emitir depende da sua atividade e do seu regime. Para o caso de quem vende pela internet, veja nota fiscal na venda online e, se você é microempreendedor, MEI pode vender em marketplace?.
O que costuma ser necessário
Antes de emitir, normalmente é preciso:
- Empresa formalizada e inscrita nos cadastros fiscais que sua atividade exige.
- Certificado digital da empresa, em muitos casos.
- Cadastro de produtos com dados fiscais corretos.
- Cadastro de clientes com documento e endereço.
- Regras de tributação definidas pelo contador.
- Um emissor: o do governo (quando existe e atende), um sistema de gestão com emissor integrado ou um serviço específico de emissão.
Cada cidade e estado tem seu sistema próprio. Vale consultar o site oficial da prefeitura e da Secretaria da Fazenda.
Emissor do governo, sistema integrado ou serviço especializado
Existem três caminhos:
- Emissor público: gratuito em muitos casos, mas com interface simples e pouca integração. Serve para poucas notas.
- Sistema de gestão com emissão integrada: a nota sai da própria venda, e o estoque e o financeiro são atualizados juntos. É comum em ERPs para e-commerce.
- Serviço de emissão por integração: o seu site ou sistema envia os dados por API e o serviço cuida da emissão. Útil para quem já tem sistema próprio. O artigo o que é API explica a ideia.
O que perguntar ao contador
- Que tipo de nota devo emitir em cada situação (venda de produto, serviço, venda para consumidor, devolução)?
- Qual é o meu regime tributário e como isso afeta o cálculo?
- Como cadastrar corretamente classificação fiscal de cada produto?
- Preciso de certificado digital? Qual tipo?
- Como tratar devoluções, trocas e cancelamentos de nota?
- Por quanto tempo devo guardar os arquivos?
- O sistema que estou avaliando atende às regras da minha cidade e do meu estado?
O que perguntar ao fornecedor do sistema
- Emite os tipos de nota de que preciso na minha cidade?
- Como lida com rejeições e atualizações de regras fiscais?
- Os arquivos XML ficam disponíveis para download e para envio ao contador?
- Há integração com a minha loja virtual ou meu PDV? Veja também PDV e maquininha.
- Como é o suporte quando uma nota é rejeitada?
- Quais são custos fixos e variáveis, como mensalidade e valor por nota emitida?
Erros comuns
- Cadastrar produto com classificação errada, repetindo o erro em todas as notas.
- Não guardar os XMLs. Eles são a prova da operação.
- Cancelar ou corrigir fora do prazo.
- Esquecer de atualizar o certificado vencido.
- Emitir sem alinhar com o contador, só porque o sistema permite.
Cancelamento, correção e devolução
Notas emitidas nem sempre ficam como estão. É preciso saber o que fazer quando surge um erro ou uma devolução:
- Cancelamento: possível apenas dentro de um prazo definido pela legislação do tipo de nota, e com regras próprias.
- Carta de correção: em algumas situações, permite corrigir certos campos sem cancelar a nota. Há campos que não podem ser alterados dessa forma.
- Devolução de mercadoria: costuma exigir uma nota de devolução ou de entrada, conforme o caso.
- Troca de produto: pode envolver duas notas, uma de devolução e uma nova venda.
Prazos e regras mudam conforme o tipo de nota e o estado, então peça ao contador um procedimento por escrito e deixe-o à vista de quem emite.
Primeiros passos
Antes de escolher o sistema, converse com o contador, descubra o tipo de nota, o regime e as exigências da sua cidade. Depois teste o emissor em ambiente de homologação, que é o modo de testes, com notas sem valor fiscal. Só então emita notas reais, e confira nas primeiras semanas se tudo foi autorizado e se o contador recebeu os arquivos.
Guarde os XMLs e os documentos auxiliares de forma organizada, por mês, e combine com o contador a forma de envio. Isso evita correria no fechamento e ajuda numa eventual fiscalização.