A matrícula online parece simples, até o sistema recusar um arquivo ou a secretaria devolver o processo com pendência por causa de um documento ilegível. Quase sempre o problema não é o documento, e sim a forma como ele foi digitalizado. Com alguns cuidados, você prepara tudo de uma vez e evita a correria perto do prazo.
Comece pela lista da própria instituição
Cada faculdade, universidade ou curso tem sua lista, e ela vale mais do que qualquer artigo, inclusive este. Procure no edital, no manual do ingressante ou no portal de matrícula e anote:
- quais documentos são exigidos e se há versões diferentes por tipo de ingresso;
- em que formato devem ser enviados (PDF, JPG) e se cada documento vai em um arquivo separado;
- o tamanho máximo permitido por arquivo;
- o prazo e se há uma etapa presencial depois.
Como exemplo, costumam aparecer documento de identidade, CPF, histórico e certificado de conclusão do ensino médio, comprovante de residência e fotografia. A lista real muda de instituição para instituição, então use esses itens só como ponto de partida.
Cuidados que evitam pendência
Antes de digitalizar qualquer coisa, passe por este checklist:
- Original, não cópia de cópia. Digitalize o documento original ou uma cópia nítida. Fotocópia de fotocópia perde detalhes.
- Documento inteiro. Os quatro cantos precisam aparecer, sem dedo e sem dobra cortando texto.
- Frente e verso. Se o RG ou o histórico tem informação dos dois lados, envie os dois, na ordem que o portal pedir.
- Boa luz. Prefira luz natural indireta. Sombra do celular em cima do papel deixa parte do texto ilegível.
- Cor ou preto e branco? Documentos com carimbos, selos e fotos costumam ser pedidos em cor. Se não houver exigência, tons de cinza reduzem o tamanho do arquivo.
- Sem filtros exagerados. Filtros muito fortes de melhorar contraste podem apagar assinaturas e carimbos claros.
- Orientação certa. Gire as páginas para que o texto fique de pé.
- Dados conferidos. Confira nome, CPF e datas no arquivo. Se algum dado do documento está errado, procure o órgão emissor.
Para fazer a digitalização só com o celular, o guia como digitalizar documentos com o celular tem o passo a passo no Android e no iPhone.
Documentos que costumam dar mais trabalho
Alguns itens da lista geram mais pendência que os outros:
- Histórico escolar com várias páginas: digitalize todas, na ordem, e confira se nenhuma ficou de fora. Um PDF de três páginas que chega com duas é motivo de devolução.
- Foto 3x4 ou foto de perfil: portais costumam pedir proporção, fundo e tamanho específicos. Leia a orientação do campo antes de tirar a foto.
- Comprovante de residência: a regra sobre em nome de quem ele deve estar varia. Se a conta não estiver no seu nome, veja se a instituição aceita uma declaração e como ela quer recebê-la.
- Documento de identidade com foto antiga ou plástico brilhante: o reflexo atrapalha. Incline levemente o documento ou mude a posição da luz até o reflexo sair de cima dos dados.
- Certidões e declarações com data de emissão: confira se não estão vencidas segundo a regra da instituição.
Se algum documento seu tem erro de grafia ou dado desatualizado, vale resolver com o órgão emissor antes do prazo, porque a correção costuma levar mais tempo que a digitalização.
Nome e formato do arquivo
Alguns portais travam com nomes que têm acento, espaço ou símbolos. Um padrão simples evita o problema: minúsculas, sem acento, hífen no lugar do espaço e o tipo do documento no nome. Por exemplo:
- rg-frente-verso-maria-silva.pdf
- historico-escolar-maria-silva.pdf
- comprovante-residencia-maria-silva.pdf
Se o portal pedir um padrão próprio de nomes, o dele vale mais. Para organizar a pasta onde você vai guardar tudo, veja como nomear e organizar arquivos e pastas.
Tamanho do arquivo
Cada portal define um limite, e ele costuma estar escrito perto do botão de enviar. Se o PDF estourar, tente nesta ordem:
- Digitalizar de novo em resolução menor ou em tons de cinza, quando a cor não for exigida.
- Recortar as margens da foto, para não guardar fundo à toa.
- Reduzir o PDF com um compressor. O guia como diminuir o tamanho de um PDF mostra as opções.
Depois de reduzir, abra o arquivo e confira se dá para ler os números e as datas com zoom.
Juntar fotos de frente e verso em um PDF só
Se o portal pede um arquivo por documento, mas você tem duas fotos, junte-as. Existem caminhos gratuitos, como imprimir as imagens para PDF no computador ou usar o recurso de digitalizar várias páginas dos aplicativos do celular.
Para juntar frente e verso, ou várias fotos de um mesmo documento, o JPG para PDF transforma cada imagem em uma página de um único PDF. Você escolhe o tamanho da página e a margem, e o processamento acontece no navegador, sem envio das fotos. Faz parte do Meta Pro e é só um atalho.
Antes de clicar em enviar
Dedique cinco minutos à conferência final:
- Abra cada arquivo pronto, como se fosse a secretaria, e leia nome, CPF e datas.
- Confirme que a ordem das páginas está certa.
- Veja se o arquivo tem o nome combinado e cabe no limite.
- Guarde uma cópia de tudo em outra pasta ou na nuvem.
- Depois de enviar, salve o comprovante ou protocolo, de preferência em PDF.
Fique atento também a golpes na época da matrícula: o pagamento só deve ser feito por boleto ou link do canal oficial da instituição. Conferir o beneficiário do boleto é a regra, como explica o guia boleto falso: como conferir antes de pagar.
Na véspera do prazo, não é hora de descobrir que o RG saiu torto. Separe um horário tranquilo, digitalize tudo com calma e envie com folga, deixando o último dia só para eventual correção.