Você recebeu um arquivo com final .docx e o computador antigo não abriu. Ou viu .xls num lugar e .xlsx em outro e ficou em dúvida se é a mesma coisa. A diferença é só de geração: o X no fim marca o formato mais novo. Entender isso ajuda a escolher o formato certo, abrir o que recebeu e evitar surpresas na formatação.
O que significa o X no final
Até o Office 2003, o Word, o Excel e o PowerPoint salvavam em formatos binários próprios, de extensões curtas: DOC, XLS e PPT. A partir do Office 2007, a Microsoft passou a usar um formato aberto baseado em XML, que recebeu um X na extensão: DOCX, XLSX e PPTX.
Por dentro, esses arquivos novos são pastas de arquivos de texto e imagens compactadas num pacote do tipo ZIP. Essa estrutura trouxe vantagens:
- Tamanho menor: o mesmo documento costuma ocupar bem menos espaço.
- Mais chance de recuperação: se o arquivo se corrompe, às vezes dá para aproveitar parte do conteúdo.
- Mais recursos: gráficos, estilos, temas e funções que o formato antigo não suportava.
- Compatibilidade ampla: Google Docs, LibreOffice e outros leem o formato sem dificuldade.
Resumo da correspondência
- Word: DOC (antigo) e DOCX (atual).
- Excel: XLS (antigo) e XLSX (atual).
- PowerPoint: PPT (antigo) e PPTX (atual).
Há também extensões parecidas que indicam outros usos: DOTX e XLTX são modelos (templates), e as versões com M no final, como DOCM, XLSM e PPTM, aceitam macros. O arquivo XLSB é uma planilha em formato binário mais leve para planilhas muito grandes.
Uma diferença prática que aparece com frequência: o XLS antigo comporta cerca de 65 mil linhas por planilha, e o XLSX passa de um milhão. Se você exporta dados grandes, o XLSX é a escolha.
Existem ainda formatos que não são da Microsoft e aparecem no mesmo contexto: ODT, ODS e ODP são os equivalentes abertos usados pelo LibreOffice, para texto, planilha e apresentação. O PDF não entra nessa lista porque serve para outra coisa: é feito para ler e imprimir, não para editar. Todos esses formatos abrem na maioria dos programas atuais, mas cada um guarda a formatação de um jeito, e é por isso que o visual pode mudar na conversão.
Por que um arquivo novo não abre num programa antigo
Se você tem o Office 2003 ou anterior, ele não entende DOCX, XLSX e PPTX de fábrica. Há duas saídas:
- Pacote de compatibilidade: a Microsoft chegou a oferecer um pacote para o Office 2003 ler os formatos novos, mas ele foi descontinuado junto com o suporte a essas versões e pode não estar mais disponível. Se não o encontrar no site oficial da empresa, não baixe de sites de terceiros: use a opção seguinte.
- Abrir em outro programa: o Google Docs e o Word online abrem os formatos novos sem instalar nada, e o LibreOffice, instalado no computador, também os lê. Veja também se o LibreOffice substitui o Word e o Excel, já que ele é gratuito.
O contrário é mais simples: versões novas do Office abrem DOC, XLS e PPT normalmente e mostram o aviso Modo de Compatibilidade na barra de título. Nesse modo, alguns recursos novos ficam desligados, para que o arquivo continue legível em versões antigas.
Quando converter de um formato para o outro
Vale converter para o formato atual quando:
- você vai continuar editando o arquivo e quer todos os recursos;
- o arquivo antigo está pesado ou lento;
- precisa abrir no Google Docs ou em programas modernos sem erros de formatação.
Para converter, abra o arquivo antigo, vá em Arquivo e Salvar como e escolha o tipo Documento do Word (.docx), Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx) ou Apresentação do PowerPoint (.pptx). Em algumas versões, aparece também um botão Converter no modo de compatibilidade. Os nomes podem variar conforme a versão.
Vale manter o formato antigo quando a pessoa que vai receber usa um programa muito antigo e não consegue instalar nada. Nesses casos, em vez de DOC, o PDF costuma ser a opção mais segura para leitura, como explicado em PDF, DOCX, ODT e TXT: qual formato de documento usar.
Cuidado com arquivos que permitem macros
Macros são pequenos programas que automatizam tarefas dentro do arquivo. Eles são úteis, mas também são um caminho clássico para espalhar vírus. Por isso, os formatos comuns DOCX, XLSX e PPTX não guardam macros, e os formatos DOCM, XLSM e PPTM sim.
Os formatos antigos DOC, XLS e PPT também podem conter macros, então o cuidado vale para eles.
Se você abrir um arquivo de origem desconhecida e o Office mostrar um aviso de segurança com o botão Habilitar Conteúdo ou Habilitar Macros, não clique, a menos que confie plenamente em quem enviou. Um anexo de e-mail pedindo para habilitar macros é um alerta clássico. Para mais cuidados ao receber arquivos, veja como converter arquivos sem riscos.
Depois de converter, confira
Documentos simples costumam passar sem problema. Já em arquivos mais elaborados, confira:
- Fontes: se o computador de destino não tem a fonte, o programa troca por outra e o layout muda.
- Tabelas e imagens: posição e quebras de página podem se deslocar.
- Fórmulas e gráficos: em planilhas, confirme se os valores continuam os mesmos.
- Animações: em apresentações, recursos novos podem se perder no formato antigo.
Guarde sempre uma cópia do original antes de converter. Se o resultado ficar estranho, você volta ao ponto de partida.
Na dúvida, use esta regra
Para trabalhar no dia a dia, salve em DOCX, XLSX e PPTX. Para enviar um documento que ninguém vai editar, exporte em PDF. Para receber de alguém que usa programa antigo, peça o PDF ou abra o arquivo num editor online. Com isso você evita quase todos os problemas de extensão que aparecem pelo caminho.