Um orçamento enviado de um endereço gratuito qualquer pesa menos que o mesmo orçamento vindo de contato@suaempresa.com.br. E-mail com o seu domínio passa confiança, organiza o negócio e mantém o endereço com você mesmo se trocar de serviço. Montar não é complicado: veja o passo a passo, as opções de serviço e o que configurar para as mensagens não irem para a caixa de spam.
Por que usar um e-mail com o nome da empresa
- Credibilidade: clientes e fornecedores confiam mais em endereços ligados a uma marca.
- Vários endereços: você pode ter contato@, vendas@, financeiro@ e um para cada pessoa da equipe, tudo no mesmo domínio.
- Controle: o endereço é seu. Se trocar de provedor, leva o domínio junto e não precisa avisar todos os contatos de novo.
- Segurança: é possível exigir verificação em duas etapas, criar regras para a equipe e desligar o acesso de quem sai da empresa.
O que você precisa antes de começar
- Um domínio: o endereço da internet que fica depois do arroba, como suaempresa.com.br. Domínios são registrados em empresas credenciadas. Para os terminados em .br, o registro é feito pelo Registro.br, que pede CPF ou CNPJ conforme a terminação. As regras variam, então confira no site oficial.
- Um serviço de e-mail: o lugar onde as caixas de correio ficam hospedadas.
- Acesso às configurações de DNS do domínio: é lá que você diz para onde os e-mails devem ir. O DNS é como uma agenda que liga o nome do domínio aos servidores.
Opções de serviço de e-mail
- Google Workspace: caixas com a interface do Gmail, com Drive, Agenda e Meet no pacote. Cobrança por usuário.
- Microsoft 365: caixas no Outlook e integração com Word, Excel e Teams. Também cobrado por usuário.
- E-mail da hospedagem: muitas hospedagens de site incluem caixas de e-mail no plano. Costuma ser mais simples e barato, mas pode ter menos recursos e menos espaço.
- Serviços dedicados de e-mail: empresas especializadas em e-mail profissional, com foco em privacidade ou em preço baixo.
Para uma pessoa só, uma hospedagem com e-mail incluído pode bastar. Para equipes, agenda compartilhada e reuniões, Workspace e Microsoft 365 trazem mais recursos. Os preços e planos mudam, então compare no site de cada um antes de decidir. Se estiver em dúvida sobre o estilo de e-mail, veja Gmail ou Outlook: qual escolher.
Passo a passo para criar
- Registre o domínio e guarde o acesso à conta de registro.
- Contrate o serviço de e-mail e informe o domínio. Ele pedirá que você comprove que é o dono do domínio, normalmente adicionando um registro de texto no DNS.
- Crie as contas de e-mail de cada pessoa e os endereços de função, como contato@ e vendas@.
- Configure o registro MX no DNS. O MX diz para onde os e-mails do seu domínio devem ser entregues. O serviço fornece os valores exatos.
- Configure SPF, DKIM e DMARC (explicados abaixo).
- Adicione as contas no celular e no computador, seguindo as instruções do serviço.
- Ative a verificação em duas etapas em todas as contas.
- Envie e receba mensagens de teste de e para endereços de outros serviços, conferindo se não caem no spam.
As alterações de DNS podem demorar de alguns minutos a algumas horas para valer em todo lugar.
SPF, DKIM e DMARC em palavras simples
Esses três registros no DNS provam que as mensagens enviadas do seu domínio são legítimas. Sem eles, o risco de cair no spam aumenta, e golpistas conseguem se passar pela sua empresa com mais facilidade.
- SPF: lista quais servidores podem enviar e-mails em nome do seu domínio.
- DKIM: adiciona uma assinatura digital a cada mensagem, que o destinatário confere.
- DMARC: define o que o destinatário deve fazer quando SPF ou DKIM falham e envia relatórios. É comum começar apenas monitorando e endurecer a regra depois.
O serviço de e-mail gera os valores e mostra onde colocar cada um no DNS. Se você não tem familiaridade, peça ajuda ao suporte do provedor, ou a um técnico de confiança.
Boas práticas depois de configurar
- Escolha nomes de endereço claros: nome.sobrenome@ para pessoas e contato@ para o público.
- Configure uma assinatura com nome, cargo, telefone e site.
- Use senhas fortes e únicas. Veja como criar uma senha forte. Em equipes, defina uma regra simples e exija a verificação em duas etapas.
- Renove o domínio automaticamente e cadastre um e-mail de contato que não dependa do próprio domínio.
- Faça backup das mensagens importantes e saiba como desativar a conta de quem sai da empresa.
- Divulgue o endereço novo no perfil da empresa no Google e nas redes. Veja como criar o perfil da empresa no Google.
Erros comuns
- usar o e-mail do domínio sem SPF e DKIM e depois reclamar que cai no spam;
- registrar o domínio em nome de terceiros, como um amigo ou o desenvolvedor do site, e perder o controle;
- compartilhar uma única senha entre várias pessoas;
- deixar o domínio vencer;
- misturar o e-mail pessoal com o da empresa, o que dificulta organização e saída de funcionários.
Comece pelo domínio no seu nome ou no da empresa e escolha um serviço que cubra a sua necessidade agora, sem pagar por recursos que não vai usar. Mais guias práticos estão na categoria de internet.