Como colocar senha em arquivo, pasta e pendrive com segurança

Documentos de clientes, comprovantes pessoais, planilhas com salários: tem coisa que não pode ficar solta no computador ou ir por e-mail sem proteção. O problema é que muita gente procura “como colocar senha em pasta” e acaba baixando um programa duvidoso. Existem formas simples e confiáveis de fazer isso, e é bom saber qual usar em cada caso.

Senha de verdade não é só esconder

Antes de tudo, a diferença entre esconder e proteger:

• Esconder é marcar uma pasta como oculta ou renomeá-la. Qualquer pessoa curiosa encontra em segundos.
• Bloquear com senha em programas de “cofre” de origem desconhecida pode apenas colocar uma tela na frente, sem criptografar nada. Quem acessa o disco por outro caminho vê os arquivos.
• Criptografar transforma o conteúdo em dados ilegíveis sem a senha. Esta é a proteção que vale.

Por isso, as opções abaixo usam recursos reais de criptografia. Escolha conforme o que precisa proteger: um único documento, uma pasta inteira ou um disco que vai circular de mão em mão.

Proteger um documento: Word, Excel e PDF

Se o que você quer proteger é um único documento, o próprio programa resolve.

Word, Excel e PowerPoint

1. Abra o arquivo e vá em Arquivo > Informações.
2. Clique em Proteger Documento (ou Proteger Pasta de Trabalho) e escolha Criptografar com Senha.
3. Digite a senha, confirme e salve o arquivo.

A partir daí, o arquivo só abre com a senha. O nome dos menus pode variar um pouco conforme a versão do Office.

PDF

Há dois caminhos comuns:

• Pelo Word: ao exportar o documento como PDF, abra as Opções e marque Criptografar o documento com uma senha.
• Por programas de PDF: editores e leitores completos têm a função de proteger com senha. Use sempre o site oficial do programa, nunca ferramentas desconhecidas que pedem para você enviar o arquivo.

Proteger uma pasta: arquivo compactado com senha

Para uma pasta inteira, a saída mais prática é compactá-la em um arquivo com senha. O Windows, sozinho, não cria arquivos protegidos, mas o 7-Zip, programa gratuito e de código aberto, faz isso bem.

1. Baixe o 7-Zip no site oficial.
2. Clique com o botão direito na pasta, escolha 7-Zip > Adicionar ao arquivo.
3. Em Formato do arquivo, escolha 7z ou zip.
4. Na área de Criptografia, digite a senha. No formato zip, selecione o método AES-256. No formato 7z, a criptografia já usa AES-256.
5. Marque a criptografia dos nomes dos arquivos, se disponível, para que ninguém veja nem a lista do conteúdo.
6. Clique em OK e, depois de conferir se o arquivo novo abre, apague a pasta original.

Cuidado ao final: apagar a pasta comum não significa que os dados sumiram de forma definitiva do disco. Para quem vai descartar o aparelho, veja como apagar dados antes de vender ou descartar.

Proteger um pendrive ou HD externo

Pendrives são fáceis de perder, e por isso o ideal é criptografar o disco inteiro.

• Windows Pro, Enterprise e Education: use o BitLocker To Go. Clique com o botão direito na unidade do pendrive no Explorador de Arquivos e escolha Ativar o BitLocker. Defina a senha e guarde a chave de recuperação. O Windows Home abre unidades protegidas, mas pode não oferecer a opção de criar a proteção.
• Mac: no Utilitário de Disco, formate o disco com a opção de formato criptografado e defina a senha. O processo apaga o conteúdo atual, então faça cópia antes.
• Programas de código aberto para cofres criptografados em qualquer sistema também existem. Prefira projetos conhecidos e baixe do site oficial.

Pendrives criptografados só abrem em computadores que reconheçam o formato. Se precisar levar arquivos para o computador de outra pessoa, pense em compartilhar apenas o arquivo protegido por senha, não o pendrive inteiro.

Proteger arquivos na nuvem

Serviços como Google Drive e OneDrive já guardam arquivos com criptografia no servidor, mas quem tem acesso à sua conta vê tudo. Para itens muito sensíveis:

• Ative a verificação em duas etapas e revise quem tem acesso às pastas compartilhadas.
• Considere criptografar o arquivo antes de enviar, com 7-Zip ou com a senha do próprio documento.
• Existem ferramentas que criam um cofre criptografado dentro da nuvem, de modo que o serviço nunca veja o conteúdo.

Como criar e guardar a senha

Uma proteção forte vira inútil com senha fraca ou perdida:

1. Use uma senha longa, como uma frase de várias palavras. Veja como criar uma senha forte.
2. Guarde em um gerenciador de senhas, em vez de deixar em bilhete ou em arquivo de texto ao lado.
3. Não reutilize a senha do e-mail ou do banco.
4. Envie arquivo e senha por canais diferentes, quando precisar compartilhar.
5. Lembre que, sem a senha, não há como abrir. Em arquivos criptografados de verdade, não existe botão de recuperação.

Erros que anulam a proteção

Proteger não é só escolher a ferramenta certa. Quase sempre o problema aparece no uso. Veja os deslizes mais comuns:

• Deixar a cópia sem senha na área de trabalho, na lixeira ou na pasta Downloads.
• Usar programas piratas ou desconhecidos de “cofre”.
• Escolher senhas óbvias, como datas e nomes.
• Mandar a senha na mesma mensagem do arquivo.
• Esquecer que o arquivo aberto fica acessível enquanto o computador está desbloqueado.

Se você precisa proteger algo hoje, escolha o caso mais simples: um documento do Office ou um PDF com senha própria, e um 7-Zip com AES-256 para pastas. Para o que sai de casa, como pendrives e notebooks, siga com criptografia de disco.