Contrato, declaração de imposto, exame, extrato: há PDFs que não devem ser abertos por qualquer um. Colocar uma senha é a forma mais simples de protegê-los quando você os envia ou os guarda. E, às vezes, o caminho inverso também é necessário: tirar a senha de um arquivo que é seu para usá-lo no dia a dia. Veja como fazer as duas coisas de forma segura.
Dois tipos de senha, dois níveis de proteção
Muita confusão vem de misturar os tipos:
- Senha para abrir: sem ela, o arquivo não abre. O conteúdo é criptografado, e essa é a proteção que realmente importa.
- Senha de permissões (ou de edição): o arquivo abre para qualquer um, mas a senha limita ações como imprimir, copiar texto ou editar. É uma restrição mais fraca, porque depende de o programa respeitá-la, e alguns não respeitam.
Para guardar informações sensíveis, use a senha para abrir, que é a que realmente impede a leitura por quem não deveria. A restrição de edição serve para evitar alterações acidentais ou desestimular cópias, não para guardar segredos.
Como colocar senha em um PDF seu
O caminho depende de onde o documento está:
- No Word (Windows): em Arquivo, Salvar como, escolha PDF e abra as Opções. Marque a opção de criptografar o documento com uma senha, defina a senha e salve.
- No LibreOffice: em Arquivo, Exportar como, Exportar como PDF, vá à aba de Segurança e defina a senha para abrir e, se quiser, a de permissões.
- No Mac: na Pré-visualização, ao exportar o PDF, procure a opção de criptografar ou de definir permissões, com a senha. Os nomes variam conforme a versão do sistema.
- Em editores de PDF completos: costumam ter uma ferramenta de proteger ou criptografar, em geral no menu de proteção ou segurança.
Muitos leitores gratuitos só abrem PDFs protegidos e não permitem criar a proteção. Se não encontrar a opção, o programa pode não oferecê-la.
Depois de salvar, abra o arquivo novo para testar se a senha é pedida, e guarde o original sem senha em local seguro, se quiser mantê-lo.
Na prática, a senha de permissões é útil em situações leves, como um formulário que você quer distribuir sem que ninguém altere os campos por engano, ou um relatório que você prefere não ver editado por descuido. Quando o conteúdo é confidencial, ela sozinha não basta.
Escolha uma senha que protege de verdade
De nada adianta criptografar com uma senha fraca:
- use uma senha longa, que não seja data de nascimento, nome ou sequência óbvia;
- não reaproveite a senha de e-mail ou de banco;
- guarde em um gerenciador de senhas, para não esquecer.
O guia como criar uma senha forte e lembrar de todas elas dá o passo a passo, e gerenciador de senhas: vale a pena e é seguro? ajuda a decidir onde guardá-las. Se você perder a senha de um PDF criptografado seu, pode não haver como recuperar o conteúdo.
Como tirar a senha de um PDF que é seu
Aqui, o ponto central: você precisa já conhecer a senha e ter o direito de usar o arquivo. O objetivo é só poupar o trabalho de digitar toda vez.
- Abra o PDF no navegador ou em um leitor e digite a senha.
- Pressione Ctrl + P (ou Cmd + P) e escolha Salvar como PDF (ou a impressora virtual de PDF).
- Salve com outro nome. O novo arquivo é gerado sem a senha.
Essa técnica funciona quando o PDF permite imprimir e tem a desvantagem de poder perder links, índices e formulários. Outra opção é usar um editor de PDF completo e a ferramenta de remover a segurança, depois de abrir com a senha. Os nomes variam.
PDFs de banco, empresa e órgãos que já chegam com senha
É comum receber extratos, holerites e boletos protegidos. A regra da senha costuma estar descrita pelo emissor, na mensagem do e-mail, na página de download ou no aplicativo. Ela varia de empresa para empresa e pode estar ligada a dados do titular. Em vez de tentar adivinhar, consulte a instrução do emissor.
Se não conseguir abrir, peça uma nova via pelo canal oficial. Desconfie de mensagens que pedem a senha de volta ou que mandam você instalar um programa para abrir o documento. Veja mais sobre isso em phishing: o que é e como identificar.
Esqueci a senha do meu próprio PDF
Antes de qualquer coisa, procure o arquivo original, sem senha: o documento do Word que gerou o PDF, o e-mail em que você o enviou, um backup ou a nuvem. Se o PDF veio de uma empresa, peça nova via.
Evite programas “quebra-senha” de origem duvidosa. Muitos são golpe ou trazem vírus, e tentar abrir arquivos de outras pessoas sem autorização pode ser ilegal.
Os limites da senha em PDF
- O nome do arquivo não é protegido: evite colocar dados sensíveis, como o CPF, no nome.
- Quem tem a senha pode copiar: a proteção vale enquanto a senha ficar com quem deve ter.
- Senha não substitui outros cuidados: para dados muito sensíveis, pense também no canal de envio e em apagar as cópias depois. O artigo como colocar senha em arquivo, pasta e pendrive com segurança cobre outras formas de proteção.
Na próxima vez que enviar um documento com dados pessoais, faça este roteiro: senha para abrir, arquivo por um canal, senha por outro e, depois, apagar o que não for mais necessário.
