Quantas vezes por dia você digita o seu e-mail, o endereço, “Bom dia, tudo bem?” ou a mesma resposta para clientes? Os atalhos de texto resolvem isso: você digita duas ou três letras, e o teclado completa a frase inteira. Veja como configurar no iPhone, no Android e no computador, que atalhos criar e quais cuidados tomar.
O que vale transformar em atalho
O ideal é o que você escreve igual muitas vezes:
- o seu e-mail e o do trabalho;
- o endereço de entrega e o de cobrança, para preencher cadastros;
- saudações e despedidas de uso diário;
- respostas curtas para clientes, como “Obrigado pelo contato! Já te respondo.”;
- o link do seu site, portfólio ou WhatsApp;
- o nome completo de produtos ou de empresas longos.
Deixe de fora senhas, números de cartão, CPF e qualquer dado que não deva ficar guardado no teclado. O atalho é conveniente, mas fica salvo no aparelho e, em alguns casos, na nuvem.
Escolha atalhos que não atrapalhem
Um atalho que vira uma palavra comum causa problema. Se você criar “ok” para “Combinado, pode fazer!”, toda vez que digitar “ok” vai ter que apagar a troca. Algumas regras ajudam:
- Use um prefixo que quase nunca aparece, como “xx”. Assim, xxem vira o e-mail, xxend vira o endereço e xxbd vira “Bom dia! Tudo bem?”.
- Seja consistente. Use o mesmo prefixo e o mesmo padrão em todos os atalhos, para não esquecer.
- Não passe de três ou quatro letras depois do prefixo. Mais que isso perde a vantagem.
- Evite palavras reais e abreviações que você usa de outro jeito.
Alguns exemplos para começar:
- xxem: seu e-mail principal
- xxend: seu endereço completo
- xxbd: “Bom dia! Tudo bem?”
- xxobg: “Obrigado pelo contato! Já te respondo.”
- xxsite: o endereço do seu site
- xxzap: o link do seu WhatsApp
- xxass: a assinatura das suas mensagens
No iPhone e no iPad: Substituição de Texto
- Abra Ajustes > Geral > Teclado.
- Toque em Substituição de Texto.
- Toque no sinal de + no canto.
- Em Frase, escreva o texto completo. Em Atalho, escreva as letras que vão acionar a troca.
- Toque em Salvar.
Teste abrindo qualquer aplicativo de mensagens: ao digitar o atalho, a sugestão aparece acima do teclado, e ao tocar no espaço, a troca acontece. As substituições costumam sincronizar entre aparelhos Apple com a mesma conta. No Mac, o recurso fica em Configurações do Sistema > Teclado > Substituições de Texto (o caminho muda conforme a versão do macOS) e vale para quase todos os programas.
No Android: dicionário pessoal do teclado
O caminho mais comum usa o Gboard, o teclado do Google:
- Abra Configurações > Sistema > Idiomas e entrada > Teclado na tela > Gboard.
- Entre em Dicionário > Dicionário pessoal e escolha o idioma.
- Toque no +.
- Digite a frase completa no primeiro campo e o atalho no campo seguinte.
- Salve.
Os nomes dos menus variam conforme a marca e a versão do Android. Em aparelhos Samsung, o teclado da marca tem um recurso parecido, geralmente chamado de atalhos de texto, dentro das configurações de digitação inteligente. Se você usa outro teclado, procure por “atalho” ou “texto” nas configurações dele. Para ajustes de velocidade em geral, veja teclado do celular: ajustes que aceleram a digitação.
No computador: depende do programa
Aqui não existe um recurso único para todo o Windows. As opções mais práticas são:
- No Word: vá em Arquivo > Opções > Revisão de Texto > Opções de AutoCorreção e use a caixa Substituir texto ao digitar. A lista vale nos programas do Office.
- No Google Docs: abra Ferramentas > Preferências > Substituições e inclua o atalho e o texto. Vale só dentro do Docs.
- No Mac: a substituição de texto do sistema, citada acima, funciona em quase todos os aplicativos.
- No Gmail: os modelos de resposta guardam textos longos para inserir com dois cliques. O guia de modelos de resposta no Gmail mostra como.
- Programas de expansão de texto: existem aplicativos que fazem a troca em qualquer lugar do Windows. Eles observam o que você digita para detectar o atalho, então use apenas programas de fonte confiável, baixados do site oficial. Quem prefere uma extensão de navegador deve ter o mesmo cuidado, porque extensões também podem ler o que é digitado nas páginas.
Para respostas longas, use o recurso certo
O atalho de teclado serve bem para frases curtas. Quando a resposta é um parágrafo inteiro, como a explicação de prazos ou de formas de pagamento, existem ferramentas melhores:
- no WhatsApp Business, as respostas rápidas aparecem ao digitar a barra e um atalho (veja WhatsApp Business: como configurar);
- no Gmail, os modelos;
- em bancos de respostas prontas, que você monta uma vez e reaproveita no atendimento.
Cuidados antes de usar
- Teste cada atalho em dois ou três aplicativos para ver se a troca ocorre onde você precisa.
- Revise antes de enviar. Se o atalho trocar o texto sem você perceber, uma frase fora de contexto pode ir para a pessoa errada.
- Não guarde dados sensíveis, como CPF, senhas e números de cartão.
- Apague os atalhos que você não usa. Lista enxuta é lista que você lembra.
- Faça uma anotação dos principais para recriar se trocar de aparelho.
Abra agora as configurações do teclado do seu celular, crie o atalho do seu e-mail e teste no aplicativo que você mais usa. Em poucos dias, você já vai estranhar quando digitar sem ele.