Quem já teve proposta_final, proposta_final2 e proposta_final_agora sabe o custo de não ter regra. Um padrão pequeno, usado sempre, resolve a maior parte do problema.
A fórmula de três partes
Use data, assunto e versão, nessa ordem:
- 2026-11-09_proposta-cliente-x_v1
- 2026-11-12_proposta-cliente-x_v2
A data no formato ano-mês-dia faz o computador ordenar do mais antigo ao mais novo por conta própria. O assunto diz do que se trata. A versão evita sobrescrever e mostra qual é a atual.
Regras que evitam dor de cabeça
- Prefira letras sem acento, hífen ou sublinhado no lugar de espaço.
- Evite caracteres como barra, dois-pontos, asterisco e aspas, que o sistema não aceita.
- Nomes curtos, mas que façam sentido sem abrir o arquivo.
- Evite palavras vagas como novo, final e atual. A data e a versão já dizem isso.
Se um portal recusa seu arquivo por causa do nome, veja nome de arquivo com acento e espaço dá erro no portal.
Pastas: poucas e previsíveis
Crie uma estrutura rasa. Um exemplo para trabalho:
- Clientes, com uma subpasta por cliente
- Financeiro
- Modelos
- Arquivo morto, para projetos encerrados
Dentro de cada cliente, subpastas por ano bastam. A busca do sistema resolve o resto, desde que os nomes sejam claros.
Como manter o hábito
Escolha o padrão uma vez e escreva em um arquivo de texto na raiz, com dois ou três exemplos. Se você compartilha pastas com outras pessoas, combine a regra com todos. Faça uma limpeza rápida de dez minutos por semana para renomear o que ficou fora do padrão. Em pouco tempo, procurar um documento deixa de ser uma tarefa.