Responder mensagem durante uma reunião, escrever um relatório com cinco abas abertas, atender o telefone enquanto lê e-mail. Parece que você está fazendo mais, mas o resultado costuma ser o contrário.
O que acontece na prática
Para tarefas que exigem atenção, o cérebro não executa duas ao mesmo tempo, ele alterna entre elas. A cada troca, você precisa lembrar onde parou e recuperar o raciocínio. Esse custo de troca parece pequeno, mas se repete muitas vezes por dia.
Os efeitos mais comuns:
- Mais erros, por distração e falta de revisão.
- Tarefas que levam mais tempo do que levariam em sequência.
- Cansaço mental no fim do dia, mesmo com a sensação de ter feito pouco.
- Dificuldade de aprofundar em algo que exija raciocínio.
Pesquisas de psicologia sobre troca de tarefas apontam nessa direção, mas os números variam conforme o estudo e o tipo de atividade, então use isso como orientação geral.
Quando a multitarefa não atrapalha
Se uma das atividades é automática, não há disputa pela atenção. Exemplos: ouvir um podcast enquanto lava a louça, ou música sem letra enquanto faz uma planilha simples. Já ler e escrever ao mesmo tempo, ou acompanhar uma reunião e responder mensagens, competem pela mesma capacidade.
Como trocar de tarefa perdendo menos
- Escolha uma tarefa principal por bloco de tempo e deixe as outras fechadas.
- Silencie notificações do celular e do computador durante o bloco. Veja também Foco profundo: como treinar a concentração para trabalhar e estudar.
- Agrupe tarefas pequenas, como responder e-mails e mensagens, em horários fixos.
- Ao ser interrompido, anote em uma linha onde parou e o próximo passo. Isso facilita voltar.
- Termine, ou chegue a um ponto de parada claro, antes de mudar de tarefa.
- Faça pausas curtas entre blocos, para reiniciar a atenção.
Lidando com interrupções do dia a dia
Nem sempre dá para controlar o ambiente. Algumas alternativas:
- Combine com a equipe um horário de foco, em que mensagens não urgentes esperam.
- Use um status que indique que você está concentrado.
- Mantenha uma lista de captura: quando surgir uma ideia ou pedido, anote e volte ao que fazia.
- Deixe para o fim do bloco o que não for urgente.
