Método GTD: o que é e como começar a organizar suas tarefas

Quando a lista de pendências vive na cabeça, ela rouba atenção a toda hora: você lembra de uma conta no chuveiro e de um e-mail na hora de dormir. O GTD propõe tirar tudo isso da memória e entregar a um sistema em que você confia. O método é conhecido e funciona para o trabalho e para a vida pessoal, mas parece complicado de longe. Aqui está o que é, como se divide e como montar a sua versão em cerca de uma hora.

O que é o GTD

GTD é a sigla de Getting Things Done, que pode ser traduzido como “fazer as coisas acontecerem”. O método foi criado pelo consultor americano David Allen e apresentado no livro de mesmo nome, publicado no Brasil como A Arte de Fazer Acontecer. A ideia central é simples: a mente serve para ter ideias, não para guardar lembretes. Quanto mais pendências ela segura, menos espaço sobra para pensar e trabalhar com calma.

Se você já leu o guia sobre como fazer uma lista de tarefas que funciona, aqui vai o passo seguinte: um sistema completo, com cada coisa no seu lugar.

As cinco etapas do método

1. Capturar. Anote tudo o que chama a sua atenção em um lugar só, a caixa de entrada: tarefas, ideias, compromissos, preocupações.
2. Esclarecer. Esvazie a caixa, item por item, e pergunte: isso exige ação? Se não, apague, guarde como referência ou deixe para “algum dia”. Se sim, defina o próximo passo concreto.
3. Organizar. Coloque cada resultado no lugar certo: agenda, lista de próximas ações, lista de aguardando ou lista de projetos.
4. Refletir. Revise o sistema com regularidade, principalmente uma vez por semana.
5. Engajar. Na hora de fazer, escolha o que executar com base no contexto, no tempo disponível, na energia e na prioridade.

Os lugares onde tudo fica

Um sistema GTD básico tem poucas peças. Você pode ter cada uma como uma lista em um aplicativo, uma folha de caderno ou uma pasta.

• Caixa de entrada: recebe tudo que surge, sem filtro. Deve ser esvaziada com frequência.
• Próximas ações: passos concretos e únicos, que você pode fazer assim que houver tempo. Ex.: “ligar para a oficina e agendar a revisão”.
• Projetos: qualquer resultado que exige mais de uma ação, como organizar uma viagem. Cada projeto deve ter pelo menos uma próxima ação definida.
• Aguardando: coisas que você delegou ou pediu e ainda depende de alguém. Anote a data em que cobrou.
• Algum dia, talvez: ideias que você não quer perder, mas que não vai fazer agora.
• Agenda: só para o que tem dia e hora, como consultas e reuniões. Não use a agenda como lista de desejos.
• Referência: informações sem ação, como manuais, comprovantes e anotações de estudo.

E os contextos?

Contexto é o lugar ou a ferramenta necessária para fazer a ação: no computador, na rua, ao telefone, em casa. Divida a lista de próximas ações por contexto se isso ajudar, por exemplo, ao sair para resolver pendências na rua. Quem trabalha quase todo o tempo no computador pode dispensar essa divisão e usar apenas etiquetas como “rápidas” e “longas”.

Montando seu sistema em uma hora

1. Reúna o material. Um aplicativo de tarefas ou um caderno, e uma pilha de papéis que estão por aí.
2. Faça uma captura total (20 minutos). Escreva tudo o que está na sua cabeça e pendente: contas, ligações, projetos, ideias, promessas feitas. Não classifique ainda.
3. Esclareça (25 minutos). Pegue cada item e pergunte o que é, se exige ação e qual é o próximo passo. Aplique a regra dos dois minutos: o que leva menos disso, faça na hora.
4. Organize (10 minutos). Distribua nas listas: próximas ações, projetos, aguardando, algum dia e agenda.
5. Marque a primeira revisão. Coloque na agenda um horário fixo semanal. Sem ele, o sistema perde a confiança em poucos dias. Veja o roteiro em revisão semanal: passo a passo.

Um exemplo na prática

Imagine que “reformar o banheiro” está na sua cabeça há meses. No GTD, isso é um projeto. Você registra o projeto na lista de projetos e define a primeira ação: “pedir orçamento a três profissionais”. Depois, passa à lista de próximas ações com o contexto “telefone”. Quando os orçamentos chegam, a próxima ação passa a ser “comparar orçamentos”. Se você pediu algo a um amigo, vai para “aguardando”, com a data. O projeto deixa de ser um peso difuso e vira uma sequência de passos pequenos.

Erros comuns

• Complicar o sistema logo de início. Comece com caixa de entrada, próximas ações e revisão. O resto entra aos poucos.
• Listas vagas. Se a ação não tem verbo e clareza, você vai ler, travar e adiar.
• Usar a agenda como lista. Quando tarefas sem horário real entram no calendário, elas viram atrasadas todo dia e você para de confiar na agenda.
• Não revisar. Sem revisão, a caixa de entrada enche e o sistema vira mais um lugar de culpa.
• Trocar de ferramenta toda semana. O GTD funciona com qualquer uma. Se precisar escolher um aplicativo, veja a comparação entre Trello, Todoist e Google Keep.

Seu próximo passo

O GTD organiza, mas não decide por você o que é mais importante. Para escolher entre as próximas ações, a matriz de Eisenhower é uma boa parceira. Agora, escolha uma ferramenta e reserve uma hora livre ainda esta semana. Faça a captura total, esclareça tudo o que puder e deixe a primeira revisão marcada. Não espere um sistema perfeito: o GTD fica bom quando você o ajusta ao seu jeito, depois de algumas semanas de uso.