O compartilhamento é a maior vantagem do Google Drive e também a principal fonte de vazamento acidental. Um link aberto para qualquer pessoa pode ser repassado, indexado ou encontrado por quem não deveria. Entender as permissões leva poucos minutos e evita dor de cabeça. Os nomes dos menus podem variar conforme a versão. Se você ainda não conhece o básico do serviço, veja primeiro como usar o Google Drive.
As três permissões principais
- Leitor (visualizador): pode abrir e ler. Não altera nada. É a permissão certa para enviar um currículo, um cardápio ou uma proposta.
- Comentarista: lê e deixa comentários e sugestões, sem alterar o texto original. Ideal para revisão.
- Editor: pode alterar o conteúdo, e dependendo das configurações, compartilhar com outras pessoas e mudar permissões.
Regra de ouro: comece pela menor permissão que resolve. Se a pessoa só precisa ler, ela não precisa editar.
Acesso restrito ou por link
Ao compartilhar, você escolhe quem pode abrir:
- Restrito: só as pessoas que você adicionou, por e-mail. É o mais seguro.
- Qualquer pessoa com o link: quem tiver o endereço acessa, mesmo sem conta, com a permissão que você definir.
- Pessoas da organização: em contas de trabalho ou escola, o acesso pode ser limitado a quem está na mesma organização.
O acesso por link é prático para divulgar um material, como um catálogo, mas arriscado para documentos pessoais. Um link enviado por WhatsApp pode ser encaminhado a pessoas que você nunca viu.
Como compartilhar com pessoas específicas
- Abra o Google Drive e clique com o botão direito no arquivo ou pasta.
- Escolha Compartilhar.
- Digite o e-mail da pessoa.
- Selecione a permissão ao lado do campo.
- Opcionalmente, escreva uma mensagem e desmarque a notificação, se não quiser enviar e-mail.
- Clique em Enviar.
Se a pessoa não tem conta Google, ela pode receber um código por e-mail para abrir o arquivo, dependendo da configuração. Nesse caso, prefira o acesso restrito sempre que possível.
Como compartilhar por link com segurança
- Clique em Compartilhar e vá em Acesso geral.
- Troque de Restrito para Qualquer pessoa com o link, se for mesmo necessário.
- Escolha a permissão. Para links abertos, deixe como Leitor.
- Clique em Copiar link.
Desfazer é igualmente simples: volte para Restrito e o link deixa de funcionar para quem não foi adicionado.
Restringir o que editores podem fazer
Nas configurações do compartilhamento (engrenagem), há opções como:
- impedir que editores alterem permissões e compartilhem com outras pessoas;
- impedir que leitores e comentaristas baixem, imprimam ou copiem o arquivo, em alguns tipos de arquivo.
Isso reduz o risco de o conteúdo ser espalhado por quem recebeu acesso. Contas de trabalho ainda podem definir um prazo de validade do acesso, quando disponível.
Pastas compartilhadas
Compartilhar uma pasta dá acesso a tudo o que está nela, inclusive arquivos adicionados depois. É prático para projetos, mas exige disciplina:
- crie pastas separadas por assunto ou por cliente;
- não misture documentos sensíveis em pastas com muitos participantes;
- mover um arquivo para uma pasta compartilhada pode expô-lo a quem tem acesso à pasta.
Para organizar o que você vê, quem recebe arquivos de outros encontra tudo em Compartilhados comigo. Clique com o botão direito e use Adicionar atalho ao Meu Drive para não perder o arquivo.
Revisar o que já está compartilhado
Faça uma auditoria a cada alguns meses:
- No Drive, clique em Compartilhados ou procure arquivos “Compartilhados por mim”.
- Abra os que parecem importantes e veja a lista de acesso.
- Remova pessoas que não precisam mais.
- Troque links abertos por acesso restrito.
Procure também por arquivos antigos que ficaram abertos em links. Para uma visão geral da segurança da conta, veja privacidade na conta Google: o que revisar.
Quando o arquivo é do seu e-mail de trabalho
Documentos de empresa não devem ser compartilhados com contas pessoais sem autorização. Em contas corporativas, o administrador pode bloquear certos tipos de compartilhamento externo. Se o Drive pessoal for usado para guardar arquivos da empresa, converse com quem cuida da área de TI. Sobre segurança de e-mail e contas em equipes, veja segurança no e-mail da empresa.
O que fazer se compartilhou sem querer
- Remova o acesso imediatamente, voltando para Restrito.
- Tire pessoas indevidas da lista.
- Se o arquivo contém dados sensíveis, considere trocar senhas e avisar quem pode ser afetado.
- Em caso de dados de clientes, consulte as orientações de vazamento de dados: o que fazer.
Como pedir e conceder acesso sem bagunça
Quando alguém tenta abrir um arquivo e vê a mensagem de que precisa de permissão, ela pode solicitar acesso pelo botão da tela. Você recebe um e-mail e decide o nível. Antes de aprovar, confirme se a pessoa é quem diz ser, principalmente se o pedido veio de um endereço que você não conhece. Golpistas usam pedidos de acesso falsos para levar a páginas de login falsas.
Também vale combinar um padrão na equipe: quem é dono dos arquivos importantes, quem pode editar e quem só lê. Isso evita que um arquivo de trabalho fique preso à conta de alguém que saiu da empresa.
Resumo prático
Compartilhe com pessoas específicas, escolha a menor permissão, evite links abertos para documentos pessoais e revise o acesso de tempos em tempos. Antes de colocar um arquivo em uma pasta compartilhada, pense em quem vai poder abri-lo.